Výhoda snížení administrativních nákladů

Do úvahy vstupují na jedné straně náklady na zajištění všech dokladů dle ZZ a PZ tradičním způsobem, a na druhé straně náklady spojené se zápisem do SKD a setrvání v něm (každoroční potvrzení skutečností či oznámení změn dle § 231 ZZVZ).

Pokud jde o tradiční způsob zajištění dokladů ZZ a PZ je nutné počítat zejména s náklady v podobě poplatků za pořízení dokladů a/nebo čas příslušných pracovníků strávený jejich zajišťováním.

Postačují-li nám pouze doklady ve vztahu k České republice, jedná se podle § 75 odst. 1 ZZVZ přinejmenším o:

• výpis z evidence Rejstříku trestů ve vztahu k § 74 odst. 1 písm. a) ZZVZ,
• potvrzení příslušného finančního úřadu ve vztahu k § 74 odst. 1 písm. b) ZZVZ,
• potvrzení příslušné okresní správy sociálního zabezpečení ve vztahu k § 74 odst. 1 písm. d) ZZVZ.

Vzhledem k tomu, že zadavatel musí vyžadovat originály dokladů o kvalifikaci pouze u vybraného dodavatele (§ 86 odst. 3 a § 122 odst. 3 ZZVZ) předpokládejme, že zadavatelům obvykle postačí prosté kopie (skeny) dokladů. Ani ty však neumožní nekonečné využití (recyklaci) jediného dokladu, neboť podle § 86 odst. 5 ZZVZ musí veškeré doklady ZZ (body i. až iii.) prokazovat splnění požadovaného kritéria způsobilosti nejpozději v době 3 měsíců přede dnem zahájení zadávacího řízení (u PZ jen doklady podle § 77 odst. 1 ZZVZ).

Dále je pravděpodobné, že většina dodavatelů podniká jako právnické osoby, díky čemuž bude nutné zajistit více než jeden výpis z Rejstříku trestů (bod i.) podle pravidla uvedeného v § 74 odst. 2 ZZVZ, a obdobně v případě pobočky závodu podle § 74 odst. 3 ZZVZ nebo pokud si tak stanoví zadavatel v souladu s § 74 odst. 4 ZZVZ. Do nákladů tedy obvykle ještě vstupují:

• náklady za další výpisy z evidence Rejstříku trestů (ad i) dle počtu statutárů (případně dalších) figurujících v právnické osobě,
• výpis z obchodního rejstříku ve vztahu k § 74 odst. 1 písm. e) ZZVZ, pokud je v něm dodavatel zapsán, přičemž tento doklad lze použít i pro PZ dle § 77 odst. 1 ZZVZ, pokud není zapsán v jiné obdobné evidenci (v tom případě je nutné zajistit příslušný doklad),
• náklady na trojnásobné zajištění dokladů (dle bodů i. až v.) pro pokrytí zbylých 9 měsíců roku (počítáme-li náklady na celý kalendářní rok),
• opakování výše uvedených nákladů každý další rok, ve kterém podává nabídky.

Pokud jde o nahrazení dokladů ZZ a PZ pomocí Výpisu z SKD bude na straně nákladů následující:

• jednorázové náklady výlučně spjaté s podáním žádosti dodavatele o zápis do SKD, mezi něž je kromě nákladu práce nutno započítat zejména poplatek 3 000 Kč[1]
• náklady za zajištění dokladů ZZ a PZ, které musí být k žádosti přiloženy

Vycházíme-li z obdobné situace jako výše v části A), nabízelo by se zde promítnout součet jednorázových nákladů již jednou vypočtený za pořízení dokladů dle bodů i. až v. Díky možnosti dané v § 230 odst. 2 ZZVZ je za splnění podmínek dle jeho písm. a) a b) možno část administrativy přenést na MMR. Tím odpadají především náklady na zajištění výpisů z Rejstříku trestů za Českou republiku.

• náklady na každoroční potvrzení souladu údajů zapsaných v SKD podle § 231 odst. 1 ZZVZ, spolu s doložením některých dokladů (viz bod ii. a iii. výše v části A)
• Případné náklady na zápis změny údajů uvedených v SKD, které kromě nákladů práce zahrnují i jednorázový poplatek 1 000 Kč (pouze pokud ke změně reálně dochází)

Jistě není možno opomenout ani psychologickou výhodu zápisu v SKD. Za uvedené náklady dodavatel získá možnost u sebe evidovat pro přiložení k případné nabídce jediný doklad namísto velkého množství dílčích dokladů potřebných pro prokázání ZZ a PZ, i když… výhody SKD jdou ještě dál.

Výhoda snadného dokládání způsobilosti

Výpis z SKD jako takový v podstatě není nutné v nabídce ani doložit. Podle § 45 odst. 4 ZZVZ může dodavatel splnit povinnost předložit doklad odkazem na odpovídající informace vedené v informačním systému veřejné správy. Takový odkaz musí sice obsahovat internetovou adresu a údaje pro přihlášení a vyhledání požadované informace, jsou-li takové údaje nezbytné, ale nejsou zde dány žádné další formální náležitosti.

Podle 226 odst. 2 ZZVZ je SKD přístupný neomezeným a dálkovým přístupem. Pro zjištění, zda je v něm dodavatel zapsán či ne, není navíc nutné ani přihlášení. Postačí tedy zadat do vyhledavače (https://www.isvz.cz/isvz/SKD/Filter.aspx?type=1) například jen jeho IČO.

Na takovém odkazu pak zadavatel nalezne kromě základních identifikačních údajů o dodavateli (pokud je v SKD zapsán) také samotný elektronicky podepsaný Výpis z SKD. Z něj může ověřit podrobnější informace například ve vztahu k rozsahu splnění PZ (pokud je požadováno dle § 77 odst. 2 ZZVZ). Takový výpis si může zadavatel uložit do dokumentace o veřejné zakázce (autor doporučuje) a navíc si jej z SKD může podle § 39 odst. 5 ZZVZ opatřit také sám (tj. bez výslovného odkazu dodavatele).

V praxi to například znamená, že pokud bude chtít autor v nabídce své advokátní kanceláře prokázat splnění ZZ a PZ postačí, když uvede na čistý bílý papír (jednu ze stránek své elektronické nabídky) tento text:

„K prokázání požadavků zadavatele na doložení základní a profesní způsobilosti ve smyslu §§ 74 a 77 ZZVZ dodavatel odkazuje v souladu s ustanovením § 45 odst. 4 ZZVZ na svůj zápis v Seznamu kvalifikovaných dodavatelů bezplatně ověřitelný bez nutnosti přihlášení na odkazu: https://www.isvz.cz/ISVZ/Ciselniky/Seznam.aspx?type=1&vt=1&data=ZmNJQyUzZDI4MzA1MDQzJTI2“

Závěr

Prostředí veřejných zakázek prošlo díky nedávnému přijetí ZZVZ spoustou změn, z nichž některé mají proces zadávaní zjednodušit zejména po administrativní stránce, i když se někdy zdá, že se administrace zakázek spíše komplikuje (patrně vinou Murphyho zákonů). Díky postupně se zlepšující kultuře v zadávání veřejných zakázek je však autor mírným optimistou, že dodavatelé i zadavatelé stojí na stejné straně proti nedůvodné administrativě, jež ubírá čas na to důležité – výběr kvalitní nabídky za dobrou cenu při férové konkurenci dodavatelských (nikoliv administrativních) schopností. O to větší je tedy důvod využívat při boji s všední, byť nezbytnou, administrativou co nejvíce takové možnosti, jaké přináší dodavatelům i zadavatelům například právě SKD.