V předchozích článcích jsme si ukázali, jak je důležité správně zaznamenávat odpracovaný čas a jak poté fakturu s vyšší cifrou vhodně podat klientovi. Dalším dílkem do skládačky superúspěšné firmy je pak nastavení celého fakturačního procesu jako takového.

1. Fakturujte pravidelně

Co klienti opravdu nemají rádi jsou překvapení, proto fakturujte vždy stejný den v měsíci. Fakturu budou očekávat a zaplatí téměř automaticky a bez velkého přemýšlení. I pro zaměstnance je pravidelná fakturace skvělá - vždy vědí, kdy se fakturuje, a mohou se na to dopředu připravit. Dělat účty "ad hoc" vás naopak stojí hodně práce převážně po nocích a o víkendech, kterou vám nikdo nezaplatí a která představuje jen stres, znechucení z práce a méně času nejen pro klienty, ale i na rodinu a přátele. Kvalita takových účtů je také logicky nižší.
 
2. Posílejte faktury včas

"Tohle ještě se zaplacením chvíli počká," komentuje klient fakturu, která přišla pozdě, "asi je jim jedno, jestli a kdy jim zaplatíme, když to neposlali včas." Ještě hůř zareaguje klient na fakturu, která přišla pozdě a ještě je na nečekaně vysokou částku. To už znamená ohrožení byznysu a pracné slepování vzájemného vztahu. Zpožděné faktury jsou velmi negativní vizitkou vaší firmy. Klient si snadno může říci: „Dokážou dobře vést můj případ, když si neumí ani udělat pořádek v účtech?“

3. Využijte kvalitní software jako efektivního pomocníka

Váš software by vám měl umožnit zkompletovat účty snadno a jednoduše. Pokud máte systém, který se zdlouhavě a složitě ovládá a který neumí vygenerovat faktury během pár minut, považujte jej za neefektivní a nevhodný.

4. Vytvořte si účtovací checklist

Sepište si jednotlivé kroky vystavení faktury jako checklist, tedy zopakovatelný zápis procesu, který je efektivní, dá se snadno naučit a je prevencí vůči chybám. Je fajn mít základní procesy jasně a jednoduše popsané, ať už pro svou kontrolu nebo pro zácvik nových zaměstnanců.

5. Dbejte na to, jak faktura vypadá

Faktura musí být přesná, jasná, atraktivní, plná informací a včas zaslaná. Nepoužívejte právnický žargon, neprávníci by mu nemuseli rozumět. Popisy činností by měly být konkrétní a v rovnováze mezi stručností a detailem. Ani moc krátké, ani moc dlouhé. Soustřeďte se i na to, jak účtujete jednotlivé položky. Není vhodné shrnout více práce do několikahodinového bloku nebo naopak vyjmenovávat vše velmi podrobně po minutách. Buďte konzistentní – jestliže něco nějak nazvete, držte se toho i na dalších fakturách. Pokuste se být velkorysí a netrvat na každém haléři. A také opatrně na výlohy, klienti většinou vědí, co většina věcí stojí. Úplně nejlepší je představit si sebe na místě klienta a zeptat se: „Platil bych já tohle za tyto služby?“

6. Pracujte na vztazích s klientem i během fakturace

Kvalita vašich faktur, jak vypadají a jak je prezentujete, to všechno má silný vliv na vaše vztahy s klientem. Odbyté, opožděné faktury, kde jsou vyjmenovány položky měsíce zpět, nevyvolávají důvěru. Mohou ohrozit vaše vztahy se současnými klienty a připravit se o doporučení těm potenciálním.

Zavedení správných procesů chce čas. Nic nelze změnit mávnutím kouzelného proutku, ale jde především o to se neustále zlepšovat. Nejtěžší je začít, pak už vám to půjde (téměř) samo.

SingleCase je tu pro vás

Online nástroj SingleCase představuje komplexní řešení pro advokátní kanceláře. Spravovat svá data a fakturovat se Single Case je radost!

Můžete si jej vyzkoušet zcela zdarma a bez jakýchkoliv závazků po dobu 30 dní. Sami uvidíte, jestli je to pravé ořechové právě pro vás.

© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů , judikatura, právo | www.epravo.cz