V jaké okamžiku přichází pro advokátní kanceláře v úvahu implementace informačního systému?

Klienti přicházejí v různých fázích – někteří zvažují zavedení vhodného systému již při zahájení činnosti, jiní až v okamžiku, kdy jim začíná advokátní agenda přerůstat přes hlavu a dosavadní jednoduché nástroje zkrátka v určité chvíli přestávají stačit. Karanténní opatření v souvislosti s pandemií koronaviru nyní změnila pohled na elektronizaci a nástroje, které usnadňují práci na dálku, jsou víc v kurzu. 

Zavedení systému má tedy smysl až od určité velikosti kanceláře?

Je potřeba si uvědomit, že advokátní systém není jen jiný způsob evidence dat, ale je to opravdu o systematickém řízení advokátní agendy. Mít vše na jednom místě v elektronickém spisu je někdy příslovečně k nezaplacení. Samozřejmou součástí systému je hlídání termínů, evidence času stráveného na případu včetně možnosti snadného vystavení vyúčtování, on-line přístup i napojení na další systémy. V Evoliu mají advokáti přistup k aktuálním datům odkudkoliv, mohou si tedy ověřovat veškeré informace z chytrého telefonu i po cestě na schůzku nebo před jednáním v soudní síni. Takové vychytávky usnadňují práci i sólo advokátům.

Co je potřeba vzít v úvahu, pokud se advokátní kancelář rozhoduje systém implementovat?

Implementace systému je příležitostí udělat si pořádek v datech a nastavit jednotné procesy. Pokud jde o výběr samotného systému, monstrózním informačním systémům v dnešní době snad již odzvonilo. Zásadní je snadné ovládání a přehlednost, neméně důležitá je samozřejmě bezpečnost dat. Data klientů jsou důvěrná a mnohdy citlivá, proto myslíme i na GDPR včetně anonymizace. Co se týče bezpečnosti dat, ta je dnes v cloudu vyšší než na lokálních serverech.

Co je tedy nejdůležitějším faktorem při výběru takového systému? Kde začít?

Začít je potřeba u lidí. Informační systém může být vyhledávaný spojenec nebo obávaný nepřítel. Jelikož budou se systémem pracovat právě lidé, musí to pro ně být snadné a ulehčovat jim práci. Pokud se v jednom systému spojí více funkcí, nemusí členové týmu využívat různé systémy a rozhraní, pro která mají obvykle nastavena i různá hesla. Uživatelé by měli dostat příležitost si systém osahat ještě předtím, než je v organizaci naostro nasazen.

A s jakým požadavkem se na vás advokáti obrací nejčastěji, co by tedy nemělo advokátnímu systému chybět?

Jde jednoznačně o vykazování práce. A to pokud možno „bez práce“. Pokud advokáti zapomínají nebo nezvládají vykazovat práci, utíkají advokátní kanceláři peníze. Systematicky se snažíme tuto nepříjemnou činnost co nejvíce usnadnit. V Evoliu jsme vyvinuli funkci, která díky využití umělé inteligence napovídá, jaké činnosti a úkony uživatel v Evoliu prováděl a neměl by je zapomenout vykázat. Jde vlastně o obdobu vzpomínkové mapy, o které se tak hodně mluví (smích).

Neruší takové upomínky uživatele při práci?

Právě naopak. V průběhu práce advokát tuto funkci vůbec nezaregistruje. Až v okamžiku, kdy se přepne do samotného výkazu práce, systém mu přehledně zobrazí nevykázané aktivity, které může buďto potvrdit, anebo odmítnout.

Jak rychle je možné takový systém zavést v praxi?

Nejrychlejší doba, během které dokáže advokátní kancelář nastartovat plnohodnotnou práci v Evoliu, je jeden týden.

Opravdu jen týden? Jak to probíhá?

Ačkoliv nemáme pochybnosti o tom, že by řada klientů implementaci zvládla sama, nabízíme jim startovací balíček služeb, v rámci něhož jim s rozjezdem pomáháme. Jde zejména o tři kroky: úvodní nastavení, zaškolení uživatelů a hlubší přizpůsobení Evolia advokátní kanceláři.

Evolio si může každý zdarma vyzkoušet v základní verzi, a to na neomezenou dobu. Postačí se zaregistrovat a nechat si udělat online prezentaci. Ta je nejpohodlnějším způsobem, jak poznat možnosti Evolia. Náročnějším zákazníkům jsme potom k dispozici pro osobní prezentaci.

Ing. Jan Tkáč