Aplikace pro právníky: klientům naproti využíváním cloudu

Zdroj: SingleCase

Komerční sdělení

Současná doba nahrává vzniku fenoménu virtuálních právníků. Tzv. virtual lawyers již v USA tvoří zajímavou protiváhu zavedeným kancelářím, když dokáží poskytnout srovnatelnou kvalitu služeb za zlomek nákladů. Cenově dostupné nástroje, které k tomu využívají, začínají být k dispozici také tradičním kancelářím.

Jejich většímu rozšíření v České republice však brání jak chybějící legislativa upravující problematiku cloudu, tak konzervativnost samotných právníků. Cloudu v právním prostředí přitom nahrává fakt, že větší část mladších klientů je již na každodenní používání cloudových služeb jako Dropbox nebo Google Drive zvyklá a začíná je vyžadovat i po svých právnících. V článku představíme některé možnosti, jak využít jednoduchých a okamžitě využitelných aplikací v praxi běžné právní kanceláře.

Vzestup virtuálních právníků

V současné době se řada tradičních právních firem přesouvá na internet, do cloudu a vzniká také zcela nový druh právníků, tzv. virtual lawyers. Ti si při poskytování služeb zpravidla vystačí zcela bez infrastruktury v podobě vlastních kanceláří, kam by za nimi klienti docházeli. Komunikace probíhá na dálku, především přes k tomu účelu vytvořené webové rozhraní, jen výjimečně formou schůzek s klientem.

Je jisté, že počet virtuálních právníků neustále poroste, a to nejen z důvodů ekonomických, ale také proto, že i právníci budou muset jít naproti webově zdatným klientům, kteří očekávají, že i právní služby získají tzv. online Jedná se o obrovský trh potenciálních klientů narozených po roce 1970 a ještě více trh související s tzv. generací Y. Pro ni je jednou ze stěžejních výhod pohodlí a dostupnost, a to bude požadováno i od právníků.

Ohromnou výhodou přístupu virtuálních právníků je, vedle uspokojení poptávky po online právních službách, také eliminace větší části fixních nákladů, jako jsou pronájem kanceláře či nákup a údržba kancelářského vybavení. V neposlední řadě mohou také tito právníci lépe koordinovat a využívat svůj čas, a to je také velmi silný motivátor. Virtuální právník si vystačí s balíčkem služeb na cloudu a připojením k internetu, což jeho ostatní náklady sníží na naprosté minimum.

Takový právník si samozřejmě může dovolit nastavit ceny na úrovni, o kterých si klasická právní kancelář může nechat zdát. Tím se mimo jiné zvyšuje finanční dostupnost právních služeb, a to až o 60 %, právě díky úsporám za pronájem prostoru, efektivnějšímu využití workflow a úsporám dosaženým díky využití cloudu (pronájem softwaru jako služby, automatické poskytování upgrade softwaru v ceně, žádné náklady na vlastního IT pracovníka).

Virtuální právníci jsou mnohem flexibilnější, mohou s využitím nových technologií pracovat z libovolného místa na světě a poskytovat právní služby prakticky kdykoli – záleží pouze na nich a jejich klientech.

Na cloud kvůli aplikacím

Vedle specializovaných aplikací pro právníky, které bývají zpravidla placené (a kterých je skutečně velký výběr, především pro iPhony a iPady), nejčastěji profesionálové praktikující právo využívají cloud pro ulehčení práce ve třech oblastech:

Timetracking - jedním z úkolů, se kterými se každý právník musí vypořádat, je sledování a účtování času věnovaného každému případu. Právě s tím dokáže velmi efektivně pomoci cloud, který nabízí řešení pro firmu každé velikosti:

Aplikace Toggl je vhodná především pro menší kanceláře. Její použití je velmi intuitivní, nevýhodou ale je, že neumožňuje fakturaci. Nabízí pouze možnost sledování spisů, popisu práce a sledování času.
Fakturaci naproti tomu řeší iTimeKeep od Bellefield, tato aplikace je ale vhodná spíše pro větší kanceláře. Překážkou také může být její větší složitost. iTimeKeep umožňuje integraci s interním systémem kanceláře, pro menší firmy ale může být tato integrace příliš nákladná.

Task management - není nic horšího, než když levá ruka neví, co dělá pravá. Aplikace pro task management mohou do organizace práce, rozdělení úkolů a reportování výsledků v rámci pracovních týmů vrátit jednoduchost a řád.

Aplikací, které lze k tomuto účelu použít, je celá řada. Volbu je nejlépe učinit na základě osobních preferencí a sympatií k jednotlivým nástrojům. Podle našich zkušeností bývají právníky nejčastěji využívány tyto tři služby:

Wunderlist
Any.do
Remember the Milk

Do kategorie task management lze také nepřímo zařadit Evernote. V tomto případě ale nejde o organizaci týmové práce (jako u předchozích 3 aplikací), ale o užitečný nástroj, pomocí kterého si své úkoly může velmi efektivně organizovat jednotlivec.

Výměna dokumentů - nejznámějším nástrojem pro online sdílení dokumentů je Dropbox, podobně zaměřených služeb je ale mnohem víc. Jako vhodné náhrady k Dropboxu lze zmínit dvě aplikace:

SpiderOak je cloudové úložiště vhodné pro každého, kdo má o svá data až mírně obsesivní obavy. Pod křídly SpiderOak jsou všechna data velmi pečlivě zabezpečena a zašifrována, natolik, že se k nim nedostane vůbec nikdo. Nevýhodou je, že pokud zapomenete heslo, nedostanete se k nim ani vy sami.
Google Drive je cloudové úložiště od Googlu, jehož hlavní výhodou je nízká cena. Známý vyhledávač si díky své velikosti může dovolit jít níž než většina jeho konkurentů. Propojení s Google Apps je příjemným bonusem pro ty, kdo využívají i další cloudové služby od Googlu.

K významným aplikacím, které jsou k dispozici v cloudu a které ulehčí právníkům život a také jim umožní pracovat virtuálně, patří také SingleCase. Tato aplikace je vytvořena tak, aby svým uživatelům dokázala pomoci ve všech třech výše zmíněných oblastech. V profesionální verzi proto umožňuje timetracking, task management i výměnu dokumentů, to vše v jediném uživatelsky snadno pochopitelném balíčku a s důrazem na bezpečnost.

Právě otázka bezpečnosti je v souvislosti s cloudovými aplikacemi klíčová. Dnes už jen obecně dodáme, že pro právníky je vhodnější pořídit si placenou verzi i u těch služeb, které jsou v omezené podobě přístupné zdarma. Placené verze totiž mají z hlediska bezpečnosti některé důležité výhody. Více o bezpečnosti cloudu si ale povíme zase příště.