Právnické firmy disponují obrovským množstvím citlivých údajů týkajících se fyzických osob a společností, což z nich dělá potenciálně lukrativní terč pro hackery a kybernetické útoky, o to víc zvyšuje důležitost plnění nařízení. Právnické firmy musí nejenže zajistit, aby i ony samy splňovaly toto nařízení, aby se tak vyhnuly riziku pokut, a musí vynakládat mimořádné úsilí, aby zabránily jeho porušení, protože podle GDPR jej musí zveřejnit – a takové odhalení může být pro pověst firmy katastrofální.

Nyní je nutné zavést náležitá technická a organizačních opatření pro zajištění úrovně bezpečnosti odpovídající danému riziku.

Víte, jak vám mohou pomoci právnické technologie splnit povinnost GDPR?

Ochrana strategických údajů a Legal Tech jdou ruku v ruce. Volba softwaru pro řízení praxe nebyla nikdy jednoduchá, obzvláště pokud je jedním z faktorů zajištění shody s předpisy. V souvislosti s GDPR musí právnické firmy ověřit:

• Kde se údaje fyzicky nacházejí. Pokud jsou uloženy na lokálním serveru, je váš dodavatel schopen zabránit rozsáhlému porušení zabezpečení údajů? Jsou-li uloženy v cloudu, dokáže zpracovatel zaručit zabezpečení na úrovni bankovního standardu a obnovu v případě havárie?
• Jaká bezpečnostní opatření jsou zavedena za účelem ochrany údajů před neoprávněným přístupem nebo ztrátou.
• Jak dlouho vaše firma uchovává soubory a údaje.
• Jaké třetí strany mají přístup k údajům a nakolik bezpečně je sdílejí (tj. prostřednictvím zabezpečeného portálu nebo elektronické pošty).
• Zda zaměstnanci používají svá vlastní zařízení a pokud ano, zda mají bezpečný přístup k souborům mimo kancelář.
• Jak často jsou údaje zálohovány a jak dlouho trvá obnova údajů v případě kybernetického útoku.
  

Výhody a potenciální možnosti využití těchto specializovaných technologií:

• Centrální uložení údajů a jednodušší, rychlejší a spolehlivější analýza údajů v reálném čase.
• Přístup ke všem údajům o případech a klientech, a to kdykoli, stejně jako komunikace.
• Archivace důležitých právních dokumentů, jako jsou dohody o mlčenlivosti (NDA), dohody s třetími stranami o zpracování údajů a/nebo prohlášení o souhlasu.
• Grafický přehled úkolů a automatická e-mailová upozornění sloužící pro kontrolu nad plněním povinností, pravidla pro uchovávání/likvidaci údajů.
• Bezproblémová a spolehlivá dokumentace procesů a odpovědností v oblasti elektronického zpracování dat.
• Chráněné prostory pro sdílení údajů (tzv. data room), určené pro citlivé údaje a projekty.
• Flexibilní správa přístupu za účelem minimalizace počtu osob, které mají oprávnění k přístupu k citlivým údajům.
• Ukládání smluvních dokumentů, které byly zkontrolovány podle zákonů na ochranu údajů.
• Automatizovaná tvorba smluv včetně příslušných příloh pro účely zákonů na ochranu údajů (např. pro získání souhlasu se zpracováním údajů).
  

V případě, že nepoužíváte vhodnou technologii pro splnění zvýšených požadavků na ochranu údajů a bezpečnost, které přináší GDPR, pak je pravý čas se nad ní nejen zamyslet, ale také ji co nejrychleji zavést. Nejenže můžete pracovat na tom, abyste předešli riziku vysokých pokut a odpovědností, ale se správnou technologií navíc můžete pracovat efektivněji a bezpečněji. Ba co víc, budete moci přenést přinejmenším některá rizika spojená s odpovědností v oblasti zabezpečení a ochrany údajů na externí poskytovatele služeb.

Spolehlivá ochrana vašich dat díky advokátnímu systému Kleos

Kleos je jedničkou mezi cloudovými právními systémy Evropě z dobrého důvodu – naše mimořádně vysoké investice do oblasti zabezpečení údajů chrání právnické firmy před potenciálními hrozbami. Se systémem Kleos můžete být klidní, protože víte, že vaše údaje jsou bezpečně uloženy a automaticky zálohovány v našem německém datovém centru certifikovaném podle normy ISO 27001, které splňuje nejnovější pravidla EU pro ochranu soukromí údajů. Naše přísné kontroly přístupu zajišťují, že k údajům nemají přístup neoprávněné osoby. Naše servery a aplikace aktualizujeme, abychom zajistili trvalou maximální bezpečnost, což znamená, že všechny Vaše soubory jsou bezpečně uloženy a nemohou být porušeny ani ztraceny.

Zkuste si zdarma na 3 měsíce advokátní systém Kleos

© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz