Výsledkem je program, pro který se ve firmě vžil trefný název „Bonzák“ a který býval pro jejich účely dostačující. Pracuje na bázi tabulkového procesoru Excel a nabízí přehledné vkládání a řazení jednotlivých úkolů pro zaměstnance. Inspirovali jsme se jeho jednoduchostí a přehledností a integrovali jeho vylepšenou verzi do správy spisu SingleCase.

Využití systému

Právník pracující s „Bonzákem“ si mohl kupříkladu rychle vyfiltrovat již splněné úkoly a probrat jejich realizaci s klientem. Díky tomu měl zadavatel jasný přehled o postupu advokátní kanceláře.

Aplikace se hodila i při správě interních záležitostí. Během schůzky všech právníků advokátní kanceláře si partner mohl vyfiltrovat všechny nevyřízené úkoly a od zaměstnanců pak zjistit, jak pokračují v jejich plnění - které se opozdí, se kterými potřebují pomoct, a tak podobně. Stejně tak si mohl partner kanceláře díky programu zobrazit úkoly jednoho konkrétního zaměstnance a zjistit, kolik měl v nadcházejících dnech či týdnech zadané práce, zda na něj delegovat další úkoly nebo jej například přiřadit k jinému projektu.

Výhody a nevýhody starého systému

Stěžejní výhodou starého systému je jednoduchost. Program neobsahuje složité uživatelské prostředí, takže je přehledný a snadno se v něm orientuje. Můžete si třeba rovnou vytisknout seznam splněných i nesplněných úkolů a dále s ním pracovat. Také jsou všechna data na jednom místě, takže je nemusíte dohledávat všude možně po kanceláři.

Právě jednoduchost je ale zároveň i jeho nevýhodou. Vše je sice na jednom místě, ale veškeré záznamy tam přidává pouze jeden člověk, protože systém běží jen na jednom počítači. Takové řešení není problémem ve firmách, kde úkoly zadává pouze jediný odpovědný právník či partner. Avšak z praxe jsme zjistili, že zadávání úkolů obvykle řeší několik lidí. Systém tedy běží pouze na počítači partnera advokátní kanceláře a vše uvnitř programu tak vidí pouze on a už ne ti, kterým úkoly zadává. Zjednodušeně řečeno, software postrádá propojení se zbytkem kanceláře.

Dotáhli jsme jednoduchost do konce

Funkce tohoto programu nám byla inspirací k tomu, abychom do SingleCase vložili jednoduchý, ale zároveň použitelnější systém správy úkolů. Stále se jedná o jednoduché zobrazení úkolů v tabulce, avšak nabízí ono klíčové propojení s ostatními zaměstnanci. Můžete jim tak zadávat úkoly přímo skrze aplikaci, lehce kontrolovat splnění zadaných úkolů a navíc systém sám ohlídá a upozorní na blížící se termín. Navíc je vše propojeno s příslušnými spisy. S úkoly tak pracujete v rámci celé kanceláře, kontrolujete jejich průběh a vše je maximálně přehledné.

Obr. Jednoduchý přehled všech úkolů, které čekají na splnění (SingleCase)

A co na nový systém úkolování přímo v SingleCase říká Mgr. Vratislav Urbášek, partner Urbášek & Partners: „Bonzáka jsme vyvinuli proto, že jsme na trhu nenašli jednoduché řešení, které by nám vyhovovalo. Nicméně po čase nám i on přestal stačit, nezvládal zadávání a kontrolu úkolů dostatečně automatizovat a my jsme jej postupně opustili. SingleCase dotáhl mou myšlenku do konce - v aplikaci vidím vše, co předtím, ale navíc mohou s úkoly pracovat i všichni ostatní v kanceláři.“

© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz