Nepořádek ve spisech je minulostí

Zdroj: SingleCase

Komerční sdělení

V tomto článku vám popíšeme užitečnost DMS, tedy Document Management System. Volně přeloženo se jedná o systém pro správu souborů a jde o způsob, jakým právníci mohou pracovat s elektronickými daty. A vzhledem k vysokým nárokům právnického povolání je žádoucí zvolit skutečně kvalitní DMS.

DMS je základem organizace elektronických spisů

Každý, kdo pracuje s elektronickými soubory, DMS využívá, byť o tom možná ani neví. Správa dokumentů je totiž základním prvkem orientace při nakládání se soubory uvnitř počítače. Kupříkladu i sdílený disk s daty je jednoduchá forma DMS. Dále existují pokročilejší varianty, jako jsou kupříkladu Sharepoint, M-Files či Alfresco. A v poslední době na popularitě nabývají cloudové on-line služby, jako jsou Google Drive a Dropbox. Kvalitní DMS je velmi důležitý nástroj pro efektivní plnění úkolů dnešních právníků, jelikož stále více pracují s elektronickými daty.

Jak by mělo ideální DMS vypadat

Veškeré elektronické programy by měly vznikat v duchu reflexe potřeb lidí, a ne aby se lidé museli složitě přizpůsobovat jim. Systém správy souborů pro právníky by tedy měl zvládat všechno, co takové povolání pro výkon svojí práce potřebuje. A bez jakých funkcí se žádný právník neobejde? Jsou to:

jednoduché vyhledávání mezi klienty a spisy (vše je vzájemně provázáno v jednotné databázi, díky čemuž si rychle zobrazíte například všechny spisy týkající se stejného klienta nebo protistrany)
chytrá evidence e-mailů vč. příloh a fyzické pošty (přehledné řazení e-mailů a snadný přístup ke starším e-mailům v rámci případu)
verzování (automaticky pracujete s nejnověji uloženou verzí dokumentu)
fulltextové vyhledávání v dokumentech
datové zprávy a k nim připojené soubory (všechno je uloženo pohromadě, už nebudete muset dohledávat ztracené přílohy připojené ke zprávám)
evidence celé historie spisu a nejenom statického obsahu (jakmile se cokoliv ve spisu změní, dozvíte se o tom a uvidíte, kdo změny provedl)
uživatelsky jednoduché prostředí, ve kterém se právníci nebudou ztrácet (základem dobře fungujícího DMS je přehlednost a intuitivnost - tím bude vaše práce pohodlnější a efektivnější)

V současné době je správa souborů mezi právníky častým problémem. Na plochách a discích mnoha právníků se nacházejí postahované přílohy z e-mailů, fragmenty spisů, staré verze dokumentů a další soubory, které nejsou vzájemně provázané a činí tak práci nepřehlednou. Efektivita s tím nutně klesá, přičemž se ztrácí nejenom čas, ale i peníze, které by právník mohl získat za řešení problémů dalších klientů.

V jednoduchosti je síla DMS

V dnešní době už vznikají služby, které to s jednoduchou správou dokumentů myslí vážně. Jsou to programy, jež spustíte přímo v prohlížeči, čímž odpadá spousta starostí, jako nákup nového hardwaru a instalace nového softwaru, popřípadě jeho další zabezpečení. Moderní DMS spustíte kdekoliv, kde se lze přihlásit na internet, a práce s ním je nadmíru elegantní. Zvládá automatické ukládání, verzování, jednoduché vyhledávání napříč soubory – zkrátka všechny ty věci, které ohromně usnadňují fungování právního řemesla v elektronickém věku.

SingleCase je moderní DMS pro právníky

V duchu výše popsaných potřeb a představ právníků jsme vytvořili program SingleCase. Náš DMS je připraven na všechny úkoly, se kterými se právníci dennodenně setkávají:

Komplexní správa spisů (vč. datových zpráv, poznámek, e-mailů, fyzické pošty a fulltextového hledání)
Provázaná správa klientů (vč. kontaktů, fakturačních údajů, protistran)
Uchovávání historie dokumentů jejich revizí (budete mít okamžitý přehled o změnách ve spisech, navíc se všechny minulé verze řadí přehledně pod jediný dokument)
Provázání úkolů se spisy (zjistíte, kdo pracuje na zadaných úkolech a kdy byly dokončeny)
Synchronizace kalendáře do Outlooku (vždy vám přijde upozornění na blížící se lhůty nebo úkoly)
Možnost rychlého nahrání e-mailu do spisu (pomocí pluginu v Outlooku nebo Apple Mailu)

A to všechno v zabezpečeném on-line prostředí s intuitivním ovládáním jednoduchého programu, s bonusem ve formě aplikace pro mobilní telefony.

SingleCase je komplexním řešením k výkonu moderní právní praxe. Jeho tvorbu jsme konzultovali s mnoha právníky tak, abychom dokázali nabídnout program, který vám práci maximálně zjednoduší, aniž bychom obětovali množství potřebných funkcí nebo přehledné uživatelské prostředí.