7. 12. 2018
ID: 108521
Odhad nákladů na právní služby pomocí inteligentního softwaru
Zdroj: Wolters Kluwer
Mnoho náročných úkolů, které dříve advokáty zdržely na řadu hodin, lze nyní díky softwaru a automatizaci zvládnout za pár minut. Nové technologie nezadržitelně mění řadu zásadních postupů v advokacii a jejich pozitivní přínos je již vidět v praxi – v růstu obratu kanceláří.
Technologický pokrok mění právní služby v celém světě
Účtujete si adekvátně k poskytovaným službám?
Většina advokátů si stanoví odměny na základě svých osobních zkušeností. Klienti ale upřednostňují předvídatelné ceny, na trhu obvyklé, nízké ceny nevzbuzují důvěru. To vyžaduje pečlivé odhady nákladů na stanovení odměn, které jsou zárukou kvality a poskytují klientům hodnoty, ale zároveň umožňují kanceláři přiměřený zisk. Advokátní kanceláře stále více tuto potřebu plní a experimentují s alternativami.
Jeroen Hoekstra, partnerka společnosti Nineyards Law, říká, že „advokáti ve firmách upřednostňují rozpočet na právní poplatky. Vždy existují okolnosti, které nelze odhadnout, ale jakmile nastavíte rozpočet, očekáváte, že ostatní se budou pohybovat v jeho rámci. Když sestavuji rozpočet, dělám to na základě svých zkušeností. Pokud se okolnosti nakonec změní, musíte je v rozpočtu upravit co nejdříve. Pokud změnu rozpočtu zdůvodníte a poté zadáte vyšší částku, nebudete mít žádné potíže. Problémy vyvstanou pouze tehdy, pokud změnu nediskutujete, nezdůvodníte ji a následně zaúčtujete více.“
Advokáti, o kterých Jeroen Hoekstra hovoří, často pracují s pevnými rozpočty a s dalšími týdenními, měsíčními nebo čtvrtletními výdaji. Tyto podrobnosti jsou důležité pro finanční oddělení a mají vliv na jejich klíčové ukazatele výkonnosti (KPI). Eric Dorrestijn, generální advokát společnosti KPN, říká: „Chceme mít větší kontrolu nad těmito náklady a chceme, aby byly více předvídatelné. To také znamená, že pokud existují obecné dohody o slevách, nelze je obcházet, např. zvýšením počtu hodin. Pracujeme s advokáty, kteří jsou disciplinovaní a dodržují naše cenové dohody. “
Jak správně odhadnout budoucí náklady?
Odhad nákladů je zásadní složkou v nových formách právních služeb a je běžně používán začínajícími advokáty. Je samozřejmou součástí procesu výběrového řízení a advokátní kanceláře často berou na svá bedra, pokud překročí daný rozpočet.
Sander Petit v advokátní kanceláři Advocaten van Oranje postupuje podle přesného plánu. S každým klientem pracuje od začátku a na základě předchozí zkušenosti vypracuje odhad počtu hodin. Poté předkládá návrh s řadou možností, které obsahují různé cenové varianty. Modul s nejnižší cenou zahrnuje například procházení klíčových bodů smlouvy, zatímco nejdražší modul nabízí komplexní analýzu smlouvy se všemi detaily.
Říká: „Když s klientem dohodneme fixní poplatek, stanovíme si také další parametry, ve kterých stále mohu dodržet smluvní cenu. Pokud dojde k něčemu neočekávanému, co výrazně zvedne cenu, jsem zodpovědný za 10 až 15% navýšení. Vyšší nárůst je již převeden na klienta.“
Mattijs van Andel, samostatný advokát, to potvrzuje. „Kdykoli je právní služba zadána, předkládám rozpočet, který je založen na reálném odhadu počtu hodin. Pokud je ale projekt složitější, obvykle definujeme rámec rozpočtu z hlediska předpokladů. Samozřejmě, mohu ještě rozpočet překročit, ale pokud jsem se v odhadu zmýlil, musím extra hodiny vzít na sebe.“
Advokátní kanceláře jsou stále lépe vybaveny technologiemi a mohou své argumenty odůvodnit použitím inteligentního softwaru, který vypočítává cenu konkrétní právní služby. V současné době má klient tendenci upřednostňovat advokátní kanceláře, které investují do optimalizovaných procesů, vykazování v reálném čase a finančních údajů, které podporují řízení rozpočtu a procesů. Argument pro automatizované systémy v advokacii je i proto stále více a více přesvědčivý.
Inteligentní software výrazně zpřesňuje odhady nákladů na advokátní služby
Jako právník můžete využívat funkce, které nabízejí advokátní systémy řízení k přesnému odhadu nákladů na služby. Díky tomu jste schopni stanovit výhodnější poplatky svým klientům. Navíc vám tyto systémy často pomáhají provádět příslušné finanční dohody přímo ve fakturaci.
• Třídění dat
Software pro správu advokátní praxe automaticky zpracovává velké množství dat, které vám pomohou získat přehled o činnostech, které jsou nejvíc časově náročné. Jakmile si rozdělíte aktivity podle časové náročnosti, přesněji si nastavíte odpovídající poplatky. Pro vás i pro klienta bude tento systém poplatků přehledný a srozumitelný.
• Snadný a rychlý reporting
Advokátní systémy nabízí také podporu formou reportů a přehledů, například o zjištění času a obratu za konkrétní činnosti poskytované jednotlivými členy kanceláře. Jakmile zpracujete a zadáte rozpočet, chytré vykazování vám také poskytne přehled o finančním stavu jednotlivých projektů, který můžete použít k vytvoření a přehledu o fakturovaných, nefakturovaných nebo nezaplacených hodin, nákladů, tržeb a zisku.
• Přehledy pro stanovení rozpočtů
Můžete sestavit souhrn finančních výsledků za minulé projekty, roztřídit podle právních oblastí nebo identifikovat rutinní činnosti, pro které můžete nabídnout pevné poplatky. Na základě toho můžete přesněji odhadnout nové projekty a jejich rozpočty.
Zjistěte “na vlastní kůži“, jak snadno vám mohou pomoci technologie rozvíjet konkurenceschopnou advokátní kancelář. Díky kompletním přehledů o časové náročnosti a účtovaným poplatkům ihned uvidíte, v jakých činnostech je vaše kancelář výkonná, efektivní a naopak, kde má rezervy, nebo musí upravit náklady x výnosy.
Zkuste si na 3 měsíce zdarma a bez závazků výhody advokátního systému Kleos, který používá více již než 20 000 profesionálů.
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
