Proč dát šanci cloudu?

Zdroj: SingleCase

Komerční sdělení

Bez softwaru pro správu souborů, klientů, účtování a provádění dalších nutných administrativních úkonů se dnes poskytování právních služeb neobejde. Vedle standardního řešení, spočívajícího v instalaci softwaru v kanceláři, se pro řešení těchto potřeb v posledních letech objevila ještě další varianta. Je označována jako cloud computing (nebo také SaaS - Software as a Service), která přináší oproti klasickému přístupu některé důležité výhody.

Co je cloud computing?

Pojem cloud computing označuje situaci, kdy firma svá data neukládá na vlastním počítačovém vybavení, ale využívá možnosti uložit je v zabezpečených datových centrech poskytovatelů cloudových služeb. Cloud computing nabízí, vedle dalších mnoha výhod, oproti standardnímu kancelářskému řešení uživatelům zejména větší pracovní volnost a pozitivně tak ovlivňuje jejich produktivitu, zároveň ale mohou společnosti významně snižovat náklady na IT, a to zejména v oblasti investic. V uživatelích mimo oblast IT, kde se už tento celosvětový trend zcela zabydlel, ovšem cloud vyvolává některé pochybnosti, kterými je třeba se zodpovědně zabývat.

Dostupnost kdykoliv a odkudkoliv

Základní výhodou využívání cloudových služeb je dostupnost dat a aplikací kdykoliv a odkudkoliv, kde je internetové připojení. Pracovník se může připojit z kanceláře, aplikace ale může používat i z domova či na cestách, a to napříč různými platformami, přes Windows, Mac a také z mobilních telefonů a tabletů. Protože se do služeb přistupuje přes prohlížeč, není přístup omezen na určité zařízení, kde je software nainstalován, ale na uživatelský účet, k němuž se lze přihlásit odkudkoliv. Možnost pracovat v podstatě odkudkoliv má velmi pozitivní přínosy pro produktivitu práce. Oproti tomu standardní software bývá omezen na určitý počet počítačů, na zařízení nad míru stanovenou v licenci jej již instalovat nelze.

Jak je to s bezpečností dat

Nejčastější obavou právníků (a nejen jich) při využívání cloudu bývá zcela pochopitelně bezpečnost jejich dat. Advokáti, notáři a další právnická povolání jsou vázáni povinností mlčenlivosti, data klientů musí bezpodmínečně ochránit jak před neoprávněným přístupem, tak před případnou ztrátou. V tomto ohledu však není třeba se obávat, data jsou v cloudu kvalitního poskytovatele zabezpečena mnohem důkladněji, než jak je v praxi chrání většina firem. Dobří poskytovatelé cloudových služeb vytváří několik souběžných záloh v různých fyzických lokalitách (tzv. princip georedundance), které dokáží ztrátě či nedostupnosti dat efektivně zabránit i při živelné katastrofě velkého rozsahu. Obdobné platí i pro neoprávněný přístup k datům. Například společnost Amazon, která zajišťuje cloudovou infrastrukturu služby pro správu spisů SingleCase, data na svých serverech nejen šifruje při přenosu a uložení, ale také bedlivě střeží svá datová centra. Nikdo nepovolaný tak nemůže data číst při jejich přenosu, nemůže navíc ani získat fyzický přístup k hardwaru, kde jsou informace klientů uloženy.

A co bezpečnost v kanceláři?

Při úvahách o bezpečnosti cloudu by neměla zůstat stranou otázka, jak dobře jsou data zabezpečena na interním systému v kanceláři. Dochází k šifrování veškeré e-mailové komunikace, s klientem i interně, aby ji nemohl číst nikdo nepovolaný? Jsou dostatečně zabezpečena data ve stolních i přenosných počítačích šifrováním disků a řízením přístupů tak, aby se k datům nedostal ani ten, kdo se fyzicky zmocní jejich nosiče? Až příliš často právníci, kteří mají strach ze špičkově zabezpečeného cloudu, na tyto základní bezpečnostní otázky odpovídají záporně.

Kolik vás to bude stát

Pokud jde o cenu, zde cloud oproti standardním systémům jasně vítězí. Běžný software má velké jednorázové pořizovací náklady, které si menší firmy často nemohou dovolit. Vedle licence je třeba započítat odměnu IT odborníka, který s instalací softwaru pomůže a zajistí jeho plnou funkčnost a kompatibilitu v prostředí kanceláře. Pokud současné vybavení nesplňuje technické parametry, může k tomu přistoupit i nutnost aktualizovat hardware. K tomu se mohou přidávat i náklady na servis softwaru, které si mnozí jeho tvůrci účtují. Naopak cloudové řešení tyto náklady nepřináší:

není potřeba žádná počáteční investice
platba probíhá v podobě měsíčních poplatků podle počtu uživatelů, kteří mají k systému přístup, není nutná nákladná instalace nebo zajišťování kompatibility. Díky tomu bývá cloudové řešení pro firmy dostupnějším. V případě malých právních kanceláří o jednom či několika právnících může být dokonce jediným, které si společnost může dovolit.
aktualizace software probíhá v cloudu automaticky bez dalších nákladů uživatele

Přechod do cloudu

Přechodu na cloud by mělo předcházet rozvážné zhodnocení jeho přínosů oproti systému, který využíváte v současnosti. Pokud se poté rozhodnete pro využití cloudové služby, vězte, že procesu přechodu na cloud není třeba se obávat.

Naprostá většina cloudových služeb od vás nebude vyžadovat víc než registraci, pár základních nastavení a v případě placené verze obvykle první platbu. Proces nezabere víc než pár minut a služby můžete rovnou začít používat. Jediným větším problémem bývá přenos všech dat na cloud, ten ale lze provádět postupně tak, aby každodenní provoz narušoval jen minimálně.

Pro koho je cloud výhodný?

Cloud se rozhodně vyplatí novým firmám, které zatím nemají žádný vlastní elektronický systém a ani neinvestovaly do hardwarového vybavení. U těch cloudové řešení zajistí, že odpadnou vysoké počáteční náklady, které si stejně může dovolit málokterý začínající advokát. Pro začínající firmy je také ohromnou výhodou flexibilita cloudu v objemu využívaných služeb. Ten lze měnit v měsíčních intervalech, a tím se průběžně přizpůsobovat aktuální situaci ve firmě, množství zakázek i pracovníků.

Hned vzápětí přichází ti, kdo sice fungující řešení mají, to je ale zastaralé či jinak nevyhovující, a tak uvažují o jeho výměně. I zde je cloudové řešení dobrou volbou díky redukci jednorázových nákladů.

V ostatních případech bude výhodnost či nevýhodnost přechodu do cloudu závislá na individuálních okolnostech a potřebách každé společnosti. V závislosti na jejich vyhodnocení cloud v dlouhodobém horizontu může, ale také nemusí vyjít jako výhodnější.

V zahraničí cloud díky svým výhodám umožnil vzestup zcela nové kategorie tzv. virtuálních právníků. Jedná se o profesionály, kteří fungují zcela bez vlastních kanceláří a pracují výhradně doma, na cestách a přímo u klienta. Těmto právníkům odpadá až kolem dvou třetin možných nákladů, díky čemuž mohou výrazně srazit své ceny a být pro klienty atraktivnější. Na toto téma se ale více rozepíšeme příště.