6. 4. 2017
ID: 105768
Rutina při práci s právními dokumenty: jak nad ní zvítězit?
Zdroj: ABBYY
Právní kanceláře i právní oddělení ve společnostech se rutinně věnují práci s tisíci dokumenty denně – od příprav obhajob přes smlouvy, záznamy klientů až po patentové dokumentace a archivy jednotlivých případů. Pokud právníci chtějí dosáhnout úspěchu, musejí se efektivně vyrovnat s rutinou spojenou s právi s dokumenty. Jak profesionálové jste se pravděpodobně již mnohokrát setkali s následujícími problémy.
Úpravy souborů PDF a komentáře v nich
Když jsou soubory ve formátu PDF, změny a úpravy textu v nich jsou velmi nepříjemně složité. Soubor PDF musíte převést do souboru aplikace MS Word, změnit text a poté vše uložit znovu do formátu PDF. Pokud přijímáte desítky dokumentů denně, nejde jen o nepříjemnost, ale o závažný problém.
Ani přidávání komentářů do naskenovaných dokumentů ve formátu PDF není nic snadného. Jasně spojit komentáře s odpovídajícími větami odstavci není vůbec jednoduché.
Porovnávání dokumentů
Profesionálové z oblasti práva musejí často ověřovat, že dvě verze stejného dokumentu jsou totožné. Díky tomu se může ještě před podpisem smlouvy podařit odhalit bezohledného partnera. Kontrola po jednotlivých řádcích však představuje plýtvání čas a jde o únavný proces, jemuž se chce každý právník vyhnout.
Vytváření digitálních archivů
Tištěné dokumenty stále představují 70 % veškerého toku dokumentů. Někdy je naprosto nezbytné mít k dispozici digitální kopie – je to vlastně jediný způsob, jak lze rychle daný případ, klienta či typ dokumentu. Problém však je, že v PDF vytvořených z naskenovaných nebo vyfotografovaných dokumentů nelze vyhledávat. Je tedy potřeba speciální software pro optické rozpoznávání znaků (OCR –Optical Character Recognition), s jehož pomocí lze tištěné dokumenty převádět do souborů PDF s možností vyhledávání či formátů aplikace MS Word a dalších.
Moderní software pro práci s PDF a OCR umožňuje snadné řešení těchto problémů a úsporu času, který lze věnovat důležitějším záležitostem. Například FineReader 14, pravděpodobně nejznámější program tohoto druhu, skvěle vyhovuje specifickým potřebám profesionálů z oblasti práva. Nabízí kombinaci uživatelský přívětivého rozhraní a sady funkcí pro pohodlnou práci se všemi druhy dokumentů PDF vytvořených z fotografií a skenů.
Podívejte se na několik tipů, jak vám FineReader 14 dokáže pomoci s každodenními úkoly při práci s dokumenty:
Vyzkoušejte si to sami – stáhněte si zkušební verzi aplikace FineReader zdarma a přesvědčte se sami, že práce s právními dokumenty může být opravdu velmi pohodlná.
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
Když jsou soubory ve formátu PDF, změny a úpravy textu v nich jsou velmi nepříjemně složité. Soubor PDF musíte převést do souboru aplikace MS Word, změnit text a poté vše uložit znovu do formátu PDF. Pokud přijímáte desítky dokumentů denně, nejde jen o nepříjemnost, ale o závažný problém.
Ani přidávání komentářů do naskenovaných dokumentů ve formátu PDF není nic snadného. Jasně spojit komentáře s odpovídajícími větami odstavci není vůbec jednoduché.
Profesionálové z oblasti práva musejí často ověřovat, že dvě verze stejného dokumentu jsou totožné. Díky tomu se může ještě před podpisem smlouvy podařit odhalit bezohledného partnera. Kontrola po jednotlivých řádcích však představuje plýtvání čas a jde o únavný proces, jemuž se chce každý právník vyhnout.
Vytváření digitálních archivů
Tištěné dokumenty stále představují 70 % veškerého toku dokumentů. Někdy je naprosto nezbytné mít k dispozici digitální kopie – je to vlastně jediný způsob, jak lze rychle daný případ, klienta či typ dokumentu. Problém však je, že v PDF vytvořených z naskenovaných nebo vyfotografovaných dokumentů nelze vyhledávat. Je tedy potřeba speciální software pro optické rozpoznávání znaků (OCR –Optical Character Recognition), s jehož pomocí lze tištěné dokumenty převádět do souborů PDF s možností vyhledávání či formátů aplikace MS Word a dalších.
Moderní software pro práci s PDF a OCR umožňuje snadné řešení těchto problémů a úsporu času, který lze věnovat důležitějším záležitostem. Například FineReader 14, pravděpodobně nejznámější program tohoto druhu, skvěle vyhovuje specifickým potřebám profesionálů z oblasti práva. Nabízí kombinaci uživatelský přívětivého rozhraní a sady funkcí pro pohodlnou práci se všemi druhy dokumentů PDF vytvořených z fotografií a skenů.
Podívejte se na několik tipů, jak vám FineReader 14 dokáže pomoci s každodenními úkoly při práci s dokumenty:
- 1. Vždy upravujte text a obrázky v dokumentech PDF a přidávejte do nich komentáře stejným způsobem jako v souborech aplikace Word s využitím moderních softwaru. Díky tomu ušetříte významné množství času.
- 2. Porovnávejte smlouvy a dohody v různých formátech – např. naskenované kopie, PDF, nebo dokonce tištěné smlouvy. Program rozpozná text, najde rozdíly a zvýrazní veškeré zásadní změny.
- 3. Převádějte skeny, tištěné dokumenty a PDF do všech typů formátů během okamžiku: do formátů s možností úprav (např. MS Word), s možností vyhledávání (PDF, PDF/A). Jakékoli informace v textu, tabulkách či obrázcích není problém najít, kopírovat či upravovat.
Vyzkoušejte si to sami – stáhněte si zkušební verzi aplikace FineReader zdarma a přesvědčte se sami, že práce s právními dokumenty může být opravdu velmi pohodlná.
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
