Datové schránky – zásadní změna způsobu doručování úředních písemností

Dne 1.7.2009 nabude účinnosti zákon č. 300/2008 Sb. , o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, na základě kterého dojde ke „zrovnoprávnění" elektronických dokumentů s papírovými a zároveň k zajištění jejich bezpečnosti. Zákon je dalším krokem k digitalizaci veřejné správy a měl by umožnit rychlejší, spolehlivější a levnější komunikaci mezi veřejnou správou a veřejností.

Zákon zavádí tzv. „datové schránky“, které budou sloužit jako elektronická poštovní schránka určená k doručování a k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci. Prostřednictvím datové schránky bude možné na jednu stranu odesílat dokumenty v elektronické podobě orgánům veřejné moci a na druhou stranu bude povinné tyto dokumenty skrze datovou schránku přijímat. Tento způsob zasílání datových zpráv by měl nahradit klasický způsob doručování listinných dokumentů.

Zřízení datové schránky bude počínaje od 1.7.2009 povinné pro právnické osoby zřízené zákonem, právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku a organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku. Povinnost mít datovou schránku tak budou mít např. družstva, včetně družstev bytových, naopak nepovinně si je budou moci zřizovat např. společenství vlastníků jednotek, která se do obchodního rejstříku nezapisují.

Subjekty, které budou mít zákonnou povinnost používat datové schránky, o jejich zřízení nemusí žádat. Datovou schránku jim zřídí automaticky Ministerstvo vnitra České republiky na základě zjištění v obchodním rejstříku a dalších příslušných registrech. Ministerstvo následně doručí do vlastních rukou statutárnímu orgánu právnické osoby, členovi statutárního orgánu právnické osoby nebo vedoucímu organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, pro něž byla datová schránka zřízena, přístupové kódy. Ministerstvo bude jednat s důvěrou ve správnost zápisu v obchodním rejstříku, na níž stojí obchodní právo. Proto je zapotřebí, aby každá již provedená, avšak ještě nezapsaná změna statutárního orgánu byla neprodleně zapsána u příslušného rejstříkového soudu, aby se kódy nedostaly do rukou např. odvolanému jednateli společnosti s ručením omezeným.

Ostatní subjekty (zejména fyzické osoby či právnické osoby neuvedené ve výčtu výše) nemají ze zákona povinnost datovou schránku zřídit a užívat. Datová schránka jim bude zřízena na základě jejich žádosti.

Ke zřízení datové schránky bude zapotřebí vyplnit žádost, která musí obsahovat údaje stanovené zákonem. Ministerstvo prozatím nezveřejnilo formulář pro uvedenou žádost.

Žádost o zřízení datové schránky lze podat:

osobně na podatelně Ministerstva vnitra či na kontaktním místě CzechPOINT;
poštou; či
elektronicky.

„Papírová“ žádost musí obsahovat úředně ověřený podpis oprávněné osoby, není-li podepsána před zaměstnancem státu zařazeným v Ministerstvu nebo zaměstnancem zařazeným v kontaktním místu veřejné správy. Elektronická žádost musí být podepsána zaručeným elektronickým podpisem, který je založen na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb.

Datovou schránku podnikající fyzické osoby, resp. právnické osoby, jíž se datová schránka nezřizuje automaticky, zřídí ministerstvo bezplatně na žádost této osoby do 3 pracovních dnů ode dne podání žádosti.

Mgr. Ivana Fára, LL.M.