Elektronizace HR po novele – opravdu je to tak snadné?
Poslední velká novela zákoníku práce[1] účinná od 1. 10. 2023 měla za cíl kromě transpozice evropských směrnic i zjednodušení elektronizace HR. Mnozí tuto novelu čtou tak, že padla všechna omezení a po její účinnosti je možné uzavírat a vytvářet HR dokumenty téměř v jakékoliv elektronické formě a jen s prostými elektronickými podpisy – např. že postačují prosté e-maily či skeny vlastnoručních podpisů. [2]
Písemná forma v pracovním právu
Drtivé množství pracovněprávní dokumentů musí být povinně vyhotovováno v písemné formě. Zákoník práce je v tomto velice konzervativní a písemnou formu přímo „miluje“, na rozdíl od občanského zákoníku, který od ní při rekodifikaci ve značném rozsahu upustil. Zásadní otázka proto je, co lze v elektronické podobě považovat za naplnění písemné formy.
Co znamená písemná forma, uvádí občanský zákoník ve dvou paragrafech[3], jejichž výklad není jednoznačný a panují na ně různé názory. V zásadě jde o to, zda kromě zachycení obsahu je nezbytný taktéž podpis. Podle (nejenom) mého názoru je pro zachování písemné formy podpis nezbytný. Tento názor taktéž vyplývá z rozhodovací praxe Nejvyššího soudu[4]. Předmětem tohoto článku však není tato odborná polemika, kterou již podrobněji zpracovali jiní[5].
Elektronický podpis
Vyjdeme-li z toho, že pro zachování písemné formy je nezbytný podpis, o jaký podpis se jedná v elektronickém světe? O elektronických podpisech toho bylo v posledních letech napsáno už velice mnoho, takže je tu nebudu jednotlivě popisovat, jen si shrňme, že v českém právním prostředí rozlišuje 4 „typy“ elektronických podpisů[6]:
- kvalifikovaný,
- uznávaný,
- zaručený,
- prostý.
Kvalifikované a uznávané elektronické podpisy jsou vytvářeny na základě kvalifikovaných certifikátů, které po ověření identity mohou vydávat jen kvalifikovaní poskytovatelé. Jedná se proto o nejvyšší úrovně elektronického podpisu.
Zaručený podpis je obecně poměrně vzácný a podle mého názoru se jedná např. o podpis vytvořený za pomoci bankovní identity[7] nebo o podpis založený na certifikátu, který vydávají např. velcí zaměstnavatelé svým zaměstnancům (např. IT společnosti či automobilky) a který je náležitě zabezpečen.
Definice prostého elektronického podpisu je uvedena v nařízení eIDAS: „data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena a která podepisující osoba používá k podepsání“.[8]
Lze najít množství příkladů, co vše do této definice spadá. Jak bude ale uvedeno níže, i toto je předmětem odborné (nejenom právnické) diskuze. Podle velmi široké definice prostého elektronického podpisu do něj spadají např: napsání jména v emailu, napsání jména v elektronickém dokumentu, jméno odesílatele v elektronické adrese, zadaní PINu, kliknutí na tlačítko „podepsat“ na internetu, v aplikaci či intranetu, naskenovaný vlastnoruční podpis, naskenovaná listina s vlastnoručním podpisem, biodynamická verze vlastnoručního podpisu, digitální podpis. Jak je z výčtu patrné, nachází se v něm jak poměrně sofistikované metody, tak zcela primitivní postupy, které nejsou založeny na žádných výpočtech či exaktních metodách. Proto někteří prostý elektronický podpis označují za podpis primitivní.
Jaký elektronický podpis naplňuje písemnou formu?
Kvalifikovaný elektronický podpis požadavky na písemnou formu zcela jistě naplňuje, protože z přímo účinného evropského nařízení plyne, že má váhu vlastnoručního podpisu[9]. Uznávaný elektronický podpis podle mého názoru požadavky na písemnou formu v českém prostřední taktéž naplňuje, protože jím podepsaný dokument lze tzv. konvertovat[10], tedy lze ho za úplatu nechat převést do listinné podoby, která se považuje za řádně podepsanou.
U zaručených a prostých elektronických podpisů se však podle mého názoru jedná o otevřenou otázku. Bohužel tuto otázku budou moci rozhodnout až soudy, přičemž v současné době mi není známo meritorní rozhodnutí Nejvyššího nebo Ústavního soudu, které by tuto otázku za současné právní úpravy jednoznačně vyřešilo. Existuje však mnoho rozhodnutí nižších instancí nebo rozhodnutí za již neúčinné právní úpravy, které mě vedou k opatrnosti a poměrně velké zdrženlivosti.
Argumenty soudů první instance, které neuznaly písemnou formu v elektronickém světě proto, že buď daný elektronický podpis nepovažovaly za dostatečný, nebo daný dokument nepovažovaly vůbec za podepsaný, ostatně byly zveřejněny na tomto webu[11], což bylo podrobeno i odborné diskuzi[12]. Podobné negativní závěry lze najít i v rozhodnutích vyšších soudů – např. Krajský soud v Brně k biometrickým podpisům[13] nebo Vrchní soud v Praze[14]: „Nelze za ‚jiný typ elektronického podpisu‘ považovat pouhé uvedení jména a příjmení osoby v textové části e-mailu“.
Před účinností nařízení eIDAS pak obdobně rozhodl i Nejvyšší soud: „Vznesla-li žalobkyně Námitky e-mailem ze dne 14. 6. 2016, který nebyl opatřen elektronickým podpisem, je závěr odvolacího soudu, že nedodržela písemnou formu Námitek, v souladu s judikaturou Nejvyššího soudu“.[15]
Ostatně už samotná definice elektronického podpisu podle eIDAS nabízí mnohé výklady: „data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena a která podepisující osoba používá k podepsání“. Je totiž otázka, zda např. uvedení jména na konci textu či e-mailu (např.: Michal Peškar) jsou k dokumentu nějaká připojená data nebo data sním logicky spojená. Nabízí se totiž i pohled, že se jedná pouze a jen o jeden dokument a jedna data, a tedy se vůbec nejedná o elektronický podpis.
Dalším zajímavým argumentem je srovnání prostých elektronických podpisů s obdobnými formami a postupy v neelektronickém (listinném) světě. Považovali byste za podepsané:
- listinu, na které by byl přilepen vystřižený vlastnoruční podpis nebo podpis na lepícím papírku (tzv. post-it)? Tedy vlastně ekvivalent podepisování skenem vlastnoručního podpisu.
- sken vlastnoručně podepsaného dokumentu? Tedy vlastně fotokopii originálně podepsaného dokumentu?
- e-mail či dokument, na jehož konci by bylo napsáno v textovém editoru jméno podepisujícího? Tedy vlastně vytištěný dokument bez vlastnoručního podpisu jen s předepsaným jménem?
Ve světle výše uvedeného mi přijde jako nedostatečné dovozovat naplnění písemné formy pouze z toho, že zákon o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce umožňuje používat k podepisování jakýkoliv typ elektronického podpisu.[16]
Samozřejmě i mezi prostými elektronickými podpisy se najdou ty, které spočívají na určitém ověření podepisujícího (někdy i vícefaktorovém) a které garantují neměnnost dokumentu, případně čas podepsání a další. Takovéto prosté elektronické podpisy pak znamenají daleko lepší výchozí pozici než jiné, často opravdu primitivní.
Jak ostatně vyplývá ze dvou rozsudků Městského soudu v Praze, pouze kvalifikovaný elektronický podpis, zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu a zaručený elektronický podpis umožňují se značnou úrovní důvěry identifikovat (ztotožnit) podepsanou osobu. Jiné elektronické podpisy (tj. prosté elektronické podpisy) je soud sice povinen přijmout jako důkaz[17], avšak bez dalších tvrzení a důkazů, nelze mít za prokázané, že tyto ostatní elektronické podpisy jsou podpisem (údajně) jednající osoby.[18]
Závěr
Za současného stavu legislativy a kusé a neustálené soudní praxe je jediným zcela bezpečným řešením využívat u pracovněprávních dokumentů, které musí být písemné, pouze kvalifikované či uznávané elektronické podpisy. Domnívám se, že i využití zaručených elektronických podpisů by mělo být dostatečné[19], ovšem chybí jak rozhodovací praxe soudů, co je to zaručený podpis, tak i potvrzení, že naplňují písemnou formu. U prostých elektronických podpisů je nejenom nejasné, jakou musí mít kvalitu či vlastnosti, ale i to, co vše lze za ně považovat (např. uvedení jména na konci dokumentu či e-mailu, kliknutí na tlačítko „podepsat“ nebo připojení skenu vlastnoručního podpisu). Nakonec se může ukázat, že jejich použití je možné (třeba při splnění určitých podmínek nebo jen některých z nich), ale v tuto chvíli se jedná minimálně o předčasný závěr.
JUDr. Bc. Michal Peškar,
partner
Randl Partners, advokátní kancelář, s. r. o
Tetris Office Building
Budějovická 1550/15a
140 00 – Praha 4
Tel.: +420 222 755 311
Fax: +420 270 007 311
Email: office@randls.com
[3] § 561 odst. 1 občanského zákoníku: K platnosti právního jednání učiněného v písemné formě se vyžaduje podpis jednajícího. Podpis může být nahrazen mechanickými prostředky tam, kde je to obvyklé. Jiný právní předpis stanoví, jak lze při právním jednání učiněném elektronickými prostředky písemnost elektronicky podepsat.“ § 562 odst. 1 občanského zákoníku: „Písemná forma je zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby.“
[4] Viz rozhodnutí Nejvyššího soudu ze dne 22. května 2019, sp. zn. 26 Cdo 1230/2019 nebo rozhodnutí ze dne 19. května 2021, sp. zn. 33 Cdo 2869/2020.
[5] Např. PELIKÁN, Robert. Digitální právní jednání. Právní rozhledy, 2023, č. 15-16, s. 515-521, s. 518.
[6] Tzv. prostý, zaručený a kvalifikovaný podpis vyplývají z nařízení eIDAS; uznávaný elektronický podpis je česká legislativní zkratka, která zahrnuje kvalifikovaný elektronický podpis a uznávaný elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu (§ 6 odst. 2 zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce).
[8] Čl. 3 odst. 10. nařízení eIDAS.
[9] Čl. 25 odst. 2. nařízení eIDAS.
[13] „V případě podpisu dohody o zprostředkování na tabletu za situace, kdy se jedná o tzv. prostý elektronický podpis... [podle eIDAS – poznámka autora]. Kvalifikované a uznávané elektronické podpisy zaručují identitu podepsané osoby, prostý elektronický podpis tuto vlastnost nemá. Prostým elektronickým podpisem je v praxi nejčastěji biometrický podpis…, který představuje do dokumentu vložená biometrická data, nejčastěji nasnímané křivky vlastnoručního podpisu… Vždy se jedná o vzorek, který je v různé míře unikátní a charakteristický pro určitou osobu, avšak nejedná se o podepsání konkrétního dokumentu. Kvalifikované, uznávané a zaručené elektronické podpisy neexistují samy o sobě (jsou závislé na tom, co je podepisováno), nelze je vytvořit dopředu, jsou nepřenosné a podpisující osoba rozhodne o tom, co podepisuje – žádná z těchto vlastností však není spojena s ‚prostým‘ elektronickým podpisem, který může existovat sám o sobě, lze jej vytvořit dopředu, je přenosný – není vázán na konkrétní dokument. Obecně platí, že podpis stvrzuje nejen to, kdo jednal, ale také jaké konkrétní jednání svým podpisem stvrdil. Zde byla sice písemná forma jednání ve smyslu § 562 o. z. zachována, prostý elektronický podpis však není přiřazen k dokumentu, který je takto podepisován, disponuje s ním pouze jedna strana.“
[14] Vrchní soud v Praze ze dne 23. května 2023, sp. zn. 4 Cmo 52/2023.
[15] Usnesení Nejvyššího soudu ze dne 22. května 2019, sp. zn. 26 Cdo 1230/2019.
[17] Ve smyslu čl. 25 odst 1. nařízení eIDAS.
[18] Rozsudek ze dne 8. července 2020, sp. zn. 18 Co 187/2020, a rozsudek ze dne 2. září 2020, sp. zn. 18 Co 227/2020.
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
