Konečnou zprávu lze zjednodušeně definovat jako finální bilanci celkové činnosti správce konkursní podstaty. Hovoří se o ní také jako o jakémsi účtu správy konkursní podstaty. Situaci komplikuje skutečnost, že zákon o konkursu a vyrovnání nijak blíže nestanoví, jak má vlastně samotná konečná zpráva vypadat. Konečná zpráva by nicméně měla alespoň obsahovat uvedení (a vyčíslení) výnosů (příjmů) podstaty, výdajů, vyúčtování odměny a hotových výdajů správce konkursní podstaty, jakož i částku určenou k rozvrhu mezi věřitele. Při vytváření konečné zprávy musí správce konkursní podstaty přihlédnout k tomu, že bude vyvěšena na úřední desce soudu – této skutečnosti by proto měla odpovídat její výsledná podoba.

Správce konkursní podstaty je povinen předložit soudu konečnou zprávu do 18 měsíců od prohlášení konkursu. Tuto lhůtu však může soud podle okolností konkrétního konkursu jak prodloužit, tak i zkrátit.

V průběhu konkursu je pak soud oprávněn na návrh správce rozhodnout, že se zákonná 18 měsíční lhůta nebo lhůta stanovená soudem prodlužuje, a to i opakovaně. Rozhodnout tímto způsobem však lze pouze tehdy, odůvodňují-li to okolnosti případu (např. velký počet konkursních věřitelů, nepřehlednost či neexistence úpadcova účetnictví, četnost soudních sporů vyvolaných konkursem apod.).

Pokud správce ani přesto soudu konečnou zprávu včas nepředloží, může jej soud sankcionovat uložením pořádkové pokuty. V krajním případě jej může soud zprostit i výkonu funkce.

Jak vyplývá z díla Zákon o konkursu a vyrovnání, komentář, JUDr. Ing. Jaroslav Zelenka, Ph.D., JUDr. Jolana Maršíková, 2. podstatné přepracované a doplněné vydání podle stavu k 1.2.2002, Linde Praha, a.s., 2002, správce může přikročit ke zpracování konečné zprávy po splnění několika předpokladů.

Jedním z předpokladů pro zpracování konečné zprávy je ten, aby již bylo rozhodnuto o vyloučení nedobytných pohledávek a věcí, práv nebo jiných majetkových hodnot, které nebylo možné prodat, z konkursu.

Dalším předpokladem je  pravomocné skončení incidenčních sporů (soudních sporů vyvolaných konkursem). Důvodem k tomu je ta skutečnost, že bez jejich skončení není možné jednoznačně vyčíslit náklady konkursu. Vyčíslení nákladů incidenčních sporů je však součástí konečné zprávy. Nedá-li se předpokládat zásadní dopad probíhajících incidenčních sporů na konkursní podstatu, je možné tuto situaci vyřešit tím, že se správce náklady spojené s incidenčním sporem pokusí odhadnout a do konečné zprávy na straně výdajů zahrne i finační rezervu na tyto spory.

Mezi další z předpokladů vypracování konečné zprávy se řadí též určení odměny členů a náhradníků věřitelského výboru ze strany soudu a náhrady jimi nutně vynaložených nákladů spojených s výkonem funkce. O výši odměny rozhoduje soud zpravidla před zpracováním konečné zprávy. Také zde je ovšem možné přikročit ke zpracování konečné zprávy i bez naplnění této podmínky; soud pak určí výši odměny až při schvalování konečné zprávy.

Povinnost vypracovat konečnou zprávu stíhá správce konkursní podstaty v závěru většiny konkursních řízení. Správce je tak povinen konečnou zprávu vypracovat jak v případě, kdy se zpeněžoval majetek konkursní podstaty a bude vydáno rozvrhové usnesení, tak tehdy, pokud se v průběhu konkursu ukázalo, že majetek podstaty nebude stačit k úhradě nákladů konkursu a konkurs bude zrušen.

Výjimku z uvedeného pravidla představuje například zrušení konkursu z důvodu úmrtí úpadce – fyzické osoby. V takovém případě správce namísto konečné zprávy vyhotoví zprávu o dosavadních výsledcích konkursu, kterou předloží konkursnímu soudu. Při jejím zpracování je správce nicméně povinen postupovat přiměřeně jako pokud by sestavoval konečnou zprávu. Další výjimkou je situace, kdy dojde ke zrušení konkursu v důsledku potvrzení nuceného vyrovnání. K jednání o nuceném vyrovnání správce vytváří zprávu obsahující informace o stavu úpadcova majetku, o jeho hospodaření, příčinách úpadku a o tom, jaký výsledek by mohli konkursní věřitelé očekávat, kdyby byl konkurs doveden do konce. Také tuto zprávu soud přezkoumá; může si k ní i vyžádat znalecký posudek. 

Jakmile správce konečnou zprávu zpracuje, je povinen ji předložit soudu. O dalším postupu schvalování konečné zprávy bude pojednáno v dalším článku.