Ve skutečnosti se ale osoby, které pořizují kopie osobních dokladů z „úředních důvodů“ mohou dopustit porušení zákona, neboť pořizování kopií osobních dokladů není dovoleno, kromě zákonem povolených výjimek. V této souvislosti je nutné si také uvědomit, že pořizování kopií osobních dokladů a jejich uchovávání je považováno za zpracování osobních údajů dle zákona o ochraně osobních údajů, a každá osoba, která tak činí, je považována za správce podle tohoto zákona.

Na tuto skutečnost reagoval i Úřad pro ochranu osobních údajů („Úřad“), který ve svém stanovisku č. 6/2004 z listopadu roku 2004, shrnul danou problematiku a jasně se vyjádřil k možnosti pořizování kopií osobních dokladů.

Výše uvedené stanovisko Úřadu navazuje i na novelizované znění relevantní právní úpravy, zejména pak zákona o občanských průkazech a zákona o cestovních dokladech. Od 1. ledna 2005 tedy obecně platí, že pořizování kopie občanského průkazu nebo cestovního dokladu je zakázáno. Tento zákaz je pak prolomen ve dvou případech.

Jednak v případě, že občan (držitel osobního dokladu) dá k pořízení kopie osobního dokladu výslovný souhlas, přičemž tento souhlas musí být dán na základě principu svobodného, vědomého a informovaného projevu vůle. Získání tohoto souhlasu však není pouhou formalitou. Občan musí být v této souvislosti informován o tom za jakým účelem jsou kopie jeho osobního dokladu pořizovány, ohledně jakých osobních údajů je souhlas dáván, jakému správci a na jaké období, přičemž tento souhlas musí správce mít po celou dobu zpracování těchto dokumentů.

Dále je nutné mít na paměti i fakt, že osoba, která uchovává kopie osobních dokladů je správcem dle zákona o ochraně osobních údajů, a musí tedy dodržovat veškeré povinnosti stanovené tímto zákonem. Mezi tyto povinnosti patří mimo jiné také (i) splnění oznamovací povinnosti správcem vůči Úřadu a (ii) prokázání existence souhlasu dotčeného subjektu.

V druhém případě, kdy je možné pořizovat kopie osobních dokladů se jedná jednak o situace, kdy je to stanoveno zvláštním právním předpisem (např. zákon č. 61/1996 Sb. , o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti) nebo pokud tak stanoví mezinárodní smlouva, kterou je Česká republika vázána.

Jako obecný princip ochrany osobních údajů je taktéž nutné brát v úvahu v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů vždy legitimitu, přiměřenost a účelovost zpracovávaných osobních údajů. Správce je pak vždy povinen zabezpečit technicko-organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů.

Z uvedeného plyne, že před předáním osobních údajů k jejich okopírování, byste měli vždy být řádně poučeni a informováni o výše uvedených skutečnostech, jinak by bylo možno poskytnutí dokladů k okopírování odmítnout jako nezákonné.