Několik poznámek k institutu dodatečných informací k zadávacím podmínkám, prohlídce místa plnění dle zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách

Předkládaná stať se zabývá v krátkém nástinu situací při zadávání veřejných zakázek, kdy po zahájení zadávacího řízení vyvstává situace resp. potřeba vyjasnit či dále ozřejmit konkrétní informace obsažené v zadávacích podmínkách. Podmínky institutu dodatečných informací k zadávacím podmínkám a prohlídky místa plnění jsou upraveny v ustanovení §49 zákona č 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách, v platném znění (dále v textu toliko jen „zákon“) v tomto znění:

(1) Dodavatel je oprávněn po zadavateli požadovat písemně dodatečné informace zadávacím podmínkám. Písemná žádost musí být zadavateli doručena nejpozději 6 pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek, jde-li o zadávací řízení, ve kterém jsou lhůty stanoveny dle § 39 odst.3 písm. b) bodu 2, nejpozději 5 pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek.

(2) Zadavatel odešle dodatečné informace k zadávacím podmínkám, případně související dokumentaci, nejpozději do 4 pracovních dnů po doručení žádosti podle odstavce 1, a jde-li p zadávací řízení, ve kterém jsou stanoveny lhůty podle §39 odst.3 písm.b) bodu 2, nejpozději do 3 pracovních dnů po doručení žádosti podle odstavce 1.

(3) Dodatečné informace, včetně přesného znění požadavku podle odstavce 1 odešle zadavatel současně všem dodavatelům, kteří požádali o poskytnutí zadávací dokumentace nebo kterým byla zadávací dokumentace poskytnuta. V případě dodatečných informací k požadavkům na kvalifikaci v užším, jednacím řízením s uveřejněním a v soutěžním dialogu má zadavatel povinnost tuto povinnost pouze vůči dodavatelům, kteří požádali o poskytnutí kvalifikační dokumentace nebo kterým byla kvalifikační dokumentace poskytnuta. Zadavatel vždy uveřejní dodatečné informace včetně přesného znění žádostí stejným způsobem, jakým uveřejnil textovou část zadávací dokumentace nebo kvalifikační dokumentaci.

(4) Zadavatel může poskytnout dodavatelům dodatečné informace k zadávacím podmínkám i bez předchozí žádosti. Odstavce 2 a 3 se použijí obdobně.

(5) Je-li to pro plnění veřejné zakázky či zpracování nabídky nezbytné, umožní zadavatel prohlídku místa plnění v době jím určené v zadávacích podmínkách všem dodavatelům, kteří mají zájem na podání nabídky v otevřeném řízení, ve zjednodušeném podlimitním řízení nebo všem zájemcům, kteří byli vyzváni k podání nabídky v užším řízení, v jednacím řízení s uveřejněním nebo k účasti v soutěžním dialogu. Prohlídku místa plnění musí zadavatel umožnit nejpozději 12 dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek, jde-li o zadávací řízení ve kterém jsou lhůty stanoveny podle § 41 odst.5, nejpozději 7 dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek, jde-li o zadávací řízení ve kterém jsou lhůty stanoveny podle § 39 odst.3 písm.b) bodu 2, nejpozději 5 dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek. U zjednodušeného podlimitního řízení oznámí zadavatel potřebné informace o umožnění prohlídky místa na profilu zadavatele.

V dalším je třeba úvodem poznamenat, že za správnost a úplnost zadávací dokumentace vždy odpovídá konkrétní zadavatel, který je povinen vymezit informace vztahující se k předmětu zakázky tak jednoznačně, aby nedošlo k pochybnostem, resp. aby dodavatelé byli schopni zpracovat adekvátní, resp. hodnotitelé nabídky. Přesto může v procesu zadávání veřejné zakázky dojít k pochybnostem při bližším výkladu jak jejich nepochopením, tak ne vždy zcela podrobnou formulační definicí. Tato situace opravňuje dodavatele po zadavateli požadovat dodatečné informace o zadávacích podmínkách a zadavateli stanovuje povinnost požadované dodatečné informace dodavateli poskytnout. Je třeba zdůraznit, že dodatečnými informacemi nelze však v žádném případě měnit předmět veřejné zakázky a zhojovat tak případné nedostatky v zadávací dokumentaci. Je třeba zdůraznit, že žádost o poskytnutí dodatečných informací a poskytnuté informace musí směřovat výlučně k vyjasnění, upřesnění a konkretizaci údajů, které jsou v zadávací dokumentaci již obsažené. Je vyloučeno, aby tak zadavatel prostřednictvím institutu poskytnutí dodatečných informací v průběhu zadávacího řízení měnil konkrétní předmět veřejné zakázky, nebo byť jen částečně provedl modifikaci zadávací dokumentace.

V bližším k předmětné situaci (Rozsudek Nejvyššího správního soudu ČR č.j. Afs 131/2007-131- věc UNIKO Zlín ze dne 12.5.2008, v něm soud vyložil institut dodatečných informací tak, že se jedná o informace slouží k upřesnění zadávací dokumentace mající charakter upřesňujícího údaje.Toto ustanovení tak dopadá na situace( jež by se měly v praxi vyskytovat pouze výjimečně) kdy přes sebevětší pečlivost zadavatele při přípravě a zhotovení zadávací dokumentace se stane, že některé informace v ní obsažené působí nejasně či nedostatečně konkrétně).

V případě, kdy je možno zadávací podmínky obsažené v zadávací dokumentaci vykládat různým a tedy „de factum“ nejednoznačným způsobem, a to z důvodu nedostatečného vymezení předmětu veřejné zakázky, nelze uvedené zhojit dodatečnými informacemi, které jsou charakteru jednoznačně vysvětlujícího (v konečném důsledku tedy navádějícího), neboť by šlo o doplnění vymezeného předmětu veřejné zakázky, kdy však není vyloučeno vysvětlení těch přísně specifických pojmů, které nejsou v zadávací dokumentaci dostatečně vymezeny.

Zákon dále stanovuje novelou č. 55/2012 Sb. pevnou lhůtu, v níž je dodavatel oprávněn (či má možnost) svůj požadavek na dodatečné informace k zadávacím podmínkám zadavateli předložit. Dále zákon ve vztahu k tomuto požadavku stanuje taxativní povinnost písemné podoby požadavku. Písemná žádost o dodatečné informace k zadávacím podmínkám tak musí být, při zachování všech zákonných požadavků, doručena zadavateli nejpozději 6 pracovních dní před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Odlišně tuto lhůtu zákon upravuje v případě podlimitní veřejné zakázky v zadávané v užším řízení a zjednodušeném podlimitním řízení. Takto pevně stanovená doba zajišťuje v mezidobí dodavateli operativní možnost úpravy své nabídky v návaznosti na poskytnuté informace a vylučuje „šikánozní“ situace, kdy dodavatelé před novelizační úpravou podávali své žádosti v poslední den lhůty.

V případě standardní zákonné lhůty je zadavatel povinen odeslat dodatečné informace nejpozději do 4 pracovních dnů ode dne doručení takové žádosti o dodatečné informaci zadavateli (s odlišností lhůty ve vztahu k ustanovení §39 odst.2 písm.b bodu dva zákona, kdy je lhůta stanovena na 3 pracovní dny). Zákon zadavateli ukládá povinnost odeslat odpověď, nikoliv však povinnost doručit ji. Lze logickým výkladem dovodit, že tím je zajištěna rovnost postavení všech dodavatelů, kdy zadavatel může ovlivnit okamžik odeslání informací a nikoliv okamžik jejich doručení. Důsledkem poskytnutí dodatečným informací může rovněž vyvstat povinnost zadavatele prodloužit lhůtu pro podání nabídek a to v případě kdy v souladu s ustanovením § 40 odst.3 zákona zadavatel provede úpravu zadávacích podmínek a je tak povinen prodloužit lhůtu pro podání nabídek a to v souvislosti s povahou provedené úpravy.

V obecné rovině lze „pro forma“ toliko připomenout, že neodeslání dodatečných informací v zákonem stanovené lhůtě všem dodavatelům a paralelní zveřejnění na profil je závažným porušením majícím vliv na dodržení základních zásad soutěže vymezené v ustanovení § 6 zákona.

Zadavatel je tak v dalším povinen zajistit, aby odpovědi na dodatečné informace byly odeslány všem dodavatelům současně a to včetně přesného znění jednotlivých požadavků, vždy však bez identifikačních údajů. Subjekty, jimž musí být dodatečné informace poskytnuty, jsou ti dodavatelé, kterým byla zadávací dokumentace poskytnuta a dodavatelé, kteří o poskytnutí zadávací dokumentace požádali, aniž by si ji následně vyzvedli (jedná se tedy o všechny zadavateli známé dodavatel). Zákon rovněž jednoznačně stanoví zadavateli povinnost poskytnout dodatečné informace k zadávacím podmínkám dodavatelům i bez jejich předchozí žádosti. Účelem tohoto institutu je skutečnost, že i při veškeré odborné a administrativní snaze zadavatele, může při koncepci zadávacích podmínek nastat situace, kdy může dojít k formulačně - technickým nepřesnostem, či určité popisné disharmonii a možnost poskytnout dodatečné informace k těmto částem zadávacích podmínek je jednoznačně ku prospěchu věci, resp. prospěšná pro další průběh zadávacího řízení. I při takovém poskytování informací z vlastního popudu zadavatele tento musí pamatovat, aby tato informace byly poskytnuty ve stejném rozsahu a ve stejnou dobu všem dodavatelům.

V bližším k předmětné situaci (ÚOHS č.j. S 341/2009/VZ-510/2010/510/Hod z 8.2.201, kdy v šetřeném případě si jeden z uchazečů písemně vyžádal dodatečné informace zadavatele. Z uvedených zjištění však vyplynulo, že dotčený uchazeč, který si vyžádal zadávací dokumentaci a tato mu byla poskytnuta, tyto dodatečné informace neobdržel. Tím, že nedoručil konkrétnímu uchazeči tyto dodatečné informace k zadávacím podmínkám, zadavatel nedodržel zákonný postup ve smyslu §49 odst.2) zákona. Zadavatel tak porušil v této souvislosti i zásadu rovného zacházení v zadávacím řízení stanovenou v §6 zákona, neboť ostatní dodavatelé, kteří si zadávací dokumentaci vyzvedli, tyto informace od zadavatele obdrželi.)

Dále text zákonné úpravy zadavateli ukládá povinnost vždy uveřejnit dodatečné informace včetně přesného znění žádosti stejným způsobem, jaký uveřejnil textovou část zadávací dokumentace nebo kvalifikační dokumentaci. Lze tak dovodit, že ve většině případů bude zadavatel uveřejňovat tyto informace k zadávacím podmínkám na profilu zadavatele. Notickou je třeba upozornit, na skutečnost, že z ustanovení § 9 odst.3 vyhlášky č. 133/2012 Sb. vyplývá, že dodatečné informace na profilu zadavatele musí být podepsány zaručeným elektronickým podpisem zadavatele v souladu s kvalifikovaným certifikátem.

Ustanovení §49 odst.5) zákona vymezuje zadavateli možnost zajistit prohlídku místa plnění veřejné zakázky. Tuto možnost je však možno využít toliko v případě, kdy tento úkon je nezbytný pro zpracování nabídky či realizaci veřejné zakázky. Takovou nutnost lze předpokládat zejména v případě takových veřejných zakázek, kdy požadované plnění je odvislé charakteristik či prostor, v nichž má být plnění poskytnuto (typicky při realizaci veřejných zakázek na stavební práce) Dobu v níž bude taková prohlídka místa plnění uskutečněna určí zadavatel v zadávacích podmínkách, tak aby realizace prohlídky místa plnění proběhla nejpozději 12 dnů před podáním nabídek, resp. nejpozději 7 dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek v případě lhůty v případě lhůty stanovené sektorovým zadavatelem dle ustanovení §41 odst.5) zákona, nebo pět dnů u podlimitních veřejných zakázek zadávaných formou užšího nebo zjednodušeného podlimitního řízení. Zadavatel zadávající veřejnou zakázku prostřednictvím zjednodušeného podlimitního řízení má povinnost oznámit na svém profilu všechny potřebné informace o umožnění prohlídky místa plnění. Zadavatel je povinen umožnit účast na prohlídce místa plnění všem zájemcům kteří byli vyzváni k podání nabídky, v případě užšího řízení, jednacích řízení s uveřejněním nebo bez uveřejnění, ve zjednodušeném podlimitním řízení (bez předchozí výzvy v dikci ustanovení § 38 odst.5) zákona) nebo vyzváni k účasti v soutěžním dialogu. V případě otevřeného řízení pak dodavatelům, kteří projeví zájem a současně deklarují zájem o podání nabídky na realizaci veřejné zakázky. V textu vyplývá, že mimo neposkytnutí dodatečných informací ve lhůtě vymezené jak prezentováno shora, může být důvodem pro prodloužení lhůty pro podání nabídek také skutečnost, že nabídky mohou být předloženy toliko po provedené prohlídce místa plnění veřejné zakázky. Tuto skutečnost zakotvuje ustanovení § 40 odst.2) zákona, z něhož vyplývá, že pokud mohou být nabídky předloženy pouze po prohlídce místa plnění, prodlouží veřejný zadavatel lhůtu pro podání nabídek a to přiměřeně ve vztahu k předmětu veřejné zakázky, při zachování povinnosti oznámení této skutečnosti všem dotčeným dodavatelům ve smyslu ustanovení § 49 odst.4) zákona. Je třeba podotknout, že zákon explicitně nevymezuje dobu, o kterou je nutnou prodloužit lhůtu pro podání nabídek v případě, že nabídky mohou být předloženy pouze po prohlídce místa plnění, toliko rozvádí, že lhůta pro podání nabídek má být prodloužena přiměřeně. Na zadavateli rovněž jak bude zabezpečovat po technicko- organizační stránce řádný průběh prohlídky místa plnění při zachování příslušných bezpečnostních předpisů a splnění dalších souvisejících organizačních podmínek (místo srazu zájemců o prohlídku, seznam osob prohlídky se účastnících, bezpečnost osob při prohlídce samé, ochrana utajovaných informací a další).

V bližším k předmětné situaci:(ÚHOS S209/208/VZ-19739/2008/520, kdy v šetřeném případě Úřad konstatuje, že zadavatel v zadávací dokumentaci nestanovil pro zájemce o prohlídku jednoznačný způsob prokazování, že jsou osobami pověřenými. V obecné rovině tedy nebylo stanoveno, jakým způsobem se měli zájemci o prohlídku místa plnění prokázat, resp. zadavatel explicitně nestanovil ani to, že pověření má být písemné, kdy dotčení svědci měli za to, že mohou jednat z titulu svých statutárních funkcí.)

Resumé:

Závěrem lze tedy shrnout, že zákon č 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách, v platném znění, ve svém ustanovení § 49 „Dodatečné informace k zadávacím podmínkám, prohlídka místa plnění“ podrobně definuje a rozvádí postup, možnosti a podmínky vyžádání dodatečných informací. Dále zákon stanovuje pro jejich vyřízení zadavateli taxativní lhůty a formu odpovědi. Zákon rovněž zadavateli pro řádný průběh zadávacího řízení dává možnost provedení prohlídky místa plnění. Při naplňování obou těchto zákonných aspektů je třeba vždy zachovávat obecnou povinnost rovného nediskriminačního zacházení ve smyslu § 6 zákona.

JUDr. Tereza Jelínková