Povinnosti mzdové účetní na konci roku
Ke konci roku má mzdová účetní před sebou řadu úkolů, které jsou nezbytné pro to, aby společnost měla všechny dokumenty v pořádku a splnila své povinnosti vůči zaměstnancům, nejen co se týče daní, ale také vůči zdravotním pojišťovnám a České správě sociálního zabezpečení.
Klíčem k jejímu úspěchu je správné provedení následujících kroků:
Zpracování mzdových listů
V § 38j, odstavci 1, zákona č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů (dále jen „ZDP“) nalezneme právní větu „Plátci daně jsou povinni vést pro poplatníky s příjmy podle § 6 (ze závislé činnosti) mzdové listy, rekapitulaci o sražených zálohách a dani sražené podle zvláštní sazby daně za každý kalendářní měsíc i za celé zdaňovací období.“ Mzdové listy je nutno archivovat po dobu 45 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Archivační dobu lze zkrátit pouze u osob, které již pobírají starobní důchod a to na 10 let následujících po roce, kterého se mzdový list týká.
Roční zúčtování záloh na daň z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti
Roční zúčtování záloh na daň z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a daňového zvýhodnění lze provést u zaměstnance, který splní všechny níže uvedené podmínky:
- pracoval v roce 2023 pro jednoho zaměstnavatele nebo několik zaměstnavatelů, nikoliv zároveň, ale vždy postupně,
- u všech zaměstnavatelů, u kterých pracoval, podepsal prohlášení poplatníka k dani (tzv. „růžový papír“),
- není povinen podat daňové přiznání k dani z příjmů fyzických osob (nemá jiné příjmy – podnikání, nájem, kapitálové příjmy, ostatní příjmy),
- dodá podklady pro výpočet ročního zúčtování (nejde o povinnost zaměstnance, ale o jeho právo – poskytnuté podklady mohou snížit jeho daňovou povinnost):
- potvrzení o zaplaceném daru na veřejně prospěšné účely (darovací smlouva, potvrzení o daru od příjemce daru)
- potvrzení o odběru krve nebo orgánů
- potvrzení o zaplacených úrocích z úvěru na bydlení (např. hypotéka nebo úvěr ze stavebního spoření) a kopie smlouvy o úvěru
- potvrzení o zaplaceném příspěvku na penzijní připojištění, penzijní pojištění a doplňkové penzijní spoření (včetně kopie příslušné smlouvy)
- potvrzení o zaplaceném soukromém životním pojištění a kopii smlouvy o tomto životním pojištění
- doklady o úhradách za zkoušky ověřující výsledky dalšího vzdělávání podle zákona o ověřování a uznávání výsledků dalšího vzdělávání (č. 179/2006 Sb. )
- prohlášení manželky/manžela o tom, že za daný rok neměla/neměl příjmy vyšší než 68 000 Kč
- rozhodnutí o přiznání invalidního důchodu
- průkaz ZTP/P (kopie)
- potvrzení o studiu
- rodné listy dětí (kopie), pouze tehdy, pokud už neuplatňujete slevu měsíčně (slevu může uplatnit pouze jeden z rodičů)
- potvrzením předškolního zařízení o výši vynaložených výdajů za umístění vyživovaného dítěte zaměstnance tzv. školkovné (uplatňuje pouze jeden z rodičů)
- za zastavenou exekuci ve výši náhrady přiznané exekutorem při zastavení exekuce – nárok na slevu se dokládá usnesením o zastavení exekuce
V případě, že je zaměstnanci možné provést roční zúčtování daní, je nezbytné, aby o to požádal zaměstnavatele nejpozději do 15. února následujícího roku formou předání vyplněné podepsané Žádosti o roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění. V této žádosti se uvádí kromě základních údajů o zaměstnanci a jeho výdělku i další složky zahrnované do ročného zúčtování (viz výčet výše). Aby mohly být veškeré tyto položky zahnuté, musí být splněny podpínky dané ZDP a jejich splnění doloženo zaměstnancem formou různých potvrzení či prohlášení.
V případě, že poplatník neuplatňuje žádné daňové úlevy a má přeplatek z ročního vyúčtování záloh, zaměstnavatel mu tento přeplatek vrátí nejpozději při zúčtování mzdy za březen následujícího roku, pokud přeplatek přesahuje 50 Kč. Zaměstnavatel poté sníží své nejbližší odvody záloh o vrácený přeplatek nebo požádá o jeho vrácení u správce daně.
Kromě toho, aby zaměstnanec mohl získat již v průběhu nadcházejícího roku slevy na daních, musí u zaměstnavatele rovněž do 15. února nadcházejícího roku podepsat Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti na tento další rok. Tento formulář je často nazýván „růžovým papírem“ a je důležitý pro správný výpočet zdanění zaměstnancova příjmu v průběhu roku.
Vystavení potvrzení o zdanitelných příjmech
V případě, kdy si zaměstnanec vyplňuje a podává daňové přiznání, potřebuje od svého zaměstnavatele obdržet pro tyto účely Potvrzení o zdanitelných příjmech. Zaměstnavatel musí zaměstnanci toto potvrzení vystavit do 10 dnů od podání žádosti zaměstnance.
Vyúčtování daně z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti
Vyúčtování daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti je zákonnou povinností, kterou musí splnit každý plátce daně, co zaměstnává v rámci svého podnikání. Zaměstnavatel má dvě možnosti: buď podat vyúčtování do dvou měsíců po skončení kalendářního roku v listinné podobě, nebo elektronicky do 20. března.
Vyúčtování daně z příjmu fyzických osob vybírané srážkou
Toto vyúčtování má povinnost podat každý zaměstnavatel jenž v průběhu roku srážel zaměstnancům z jejich příjmů tuto daň. Vyúčtování daně je podáváno místně příslušného finančnímu úřadu elektronicky, anebo papírově. Papírová forma je přístupná u plátců daně, jež nemají zřízenou datovou schránku ze zákona. Termín pro podání vyúčtování je do 1. dubna nadcházejícího roku.
Povinnost oznámit krajské pobočce úřadu práce plnění povinného podílu zaměstnávání osob se zdravotním postižením
Zaměstnavatelé s více než 25 zaměstnanci jsou povinni zaměstnávat osoby se zdravotním postižením ve výši 4 % z celkového počtu zaměstnanců. Tato povinnost může být splněna:
- zaměstnáváním těchto osob,
- odvodem do státního rozpočtu,
- odebíráním výrobků nebo služeb od specifických zaměstnavatelů (jedná se o zaměstnavatele na chráněném trhu práce, kteří zaměstnávají určitý podíl zaměstnanců s nějakým druhem zdravotního postižení) nebo osob se zdravotním postižením.
Povinnost může být splněna kombinací těchto způsobů.
Plnění povinného podílu zaměstnávání osob se zdravotním postižením, včetně způsobů plnění, je zaměstnavatel povinen do 15. února následujícího roku písemně ohlásit krajské pobočce Úřadu práce, v jejímž územním obvodu je sídlo zaměstnavatele, který je právnickou osobou, nebo bydliště zaměstnavatele, který je fyzickou osobou.
Vedení evidenčních listů důchodového pojištění (ELDP)
Zaměstnavatelé jsou povinni každý rok do 30. dubna předat svým zaměstnancům Evidenční list důchodového pojištění (ELDP). Tento dokument obsahuje souhrn příjmů a odpracovaných dní zaměstnance za uplynulý rok. ELDP je určen pro účely důchodového pojištění a je elektronicky zaslán České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ). Zaměstnavatel vytvoří dva stejnopisy ELDP: jeden pro svou evidenci a druhý pro zaměstnance. Co se týče stejnopisů evidenčních listů, je nutné je archivovat po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají.
Závěrečným bodem, jež silně rezonuje mzdovou účtárnou v závěru roku, jsou legislativní změny, jež vycházejí v platnost převážně od 1.1. Nejen, že se na tyto změny musí mzdové účetní edukovat, ale dále musí sledovat, že poskytovatelé mzdových software tyto změny promítnou v mzdových systémech.
Jana Peterková,
manažer a daňový poradce
Martin Strnad,
asistent daňového poradce
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
