Povinnosti obchodních korporací ve světle zákona o evidenci skutečných majitelů – aneb jaké sankce hrozí obchodním korporacím za porušení evidenční povinnosti?
Není již novinkou, že dne 1. 6. 2021 nabyl účinnosti zákon č. 37/2021 Sb. , o evidenci skutečných majitelů (dále jen „zákon o evidenci skutečných majitelů“), jenž upravuje požadavky na evidování skutečných majitelů, jakož i práva a povinnosti vznikající v souvislosti se zjišťováním skutečného majitele a zápisem údajů do evidence skutečných majitelů. Dne 1. 12. 2021 uplynula nejzazší lhůta pro uvedení stavu zápisu v evidenci v soulad s požadavky zákona o evidenci skutečných majitelů. Prvotním zápisem skutečného majitele do evidence však povinnosti pro evidující osobu dle zákona o evidenci skutečných majitelů nekončí.
Povinnosti vyplývající pro obchodní korporace ze zákona o evidenci skutečných majitelů nadále trvají a evidující osoba je v případě potřeby povinna údaje v evidenci aktualizovat tak, aby odpovídaly skutečnému stavu. V případě nesplnění evidenční povinnosti vyplývají ze zákona o evidenci skutečných majitelů odpovídající sankce. Prevencí před uplatněním sankcí přitom může být vhodně nastavený mechanismus interní analýzy stanovený interním předpisem či v rámci compliance programu obchodní korporace.
Vymezení skutečného majitele
Evidující osoba, tj. samotná obchodní korporace,[1] je povinna v souladu s požadavky zákona o evidenci skutečných majitelů získávat, zaznamenávat a uchovávat aktuální údaje o všech svých skutečných majitelích tak, aby odpovídaly skutečnému stavu.[2] Za skutečného majitele obchodní korporace se přitom považují následující osoby:
- koncový příjemce, tj. každá fyzická osoba, která má přímo nebo nepřímo právo na podíl na zisku, jiných vlastních zdrojích nebo likvidačním zůstatku (dále jen „podíl na prospěchu“) obchodní korporace větší než 25 %, a tento dále nepředává,
- osoba s koncovým vlivem, tj. každá fyzická osoba, která je ovládající osobou podle zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (dále jen „zákon o obchodních korporacích“),
- osoba s koncovým vlivem, tj. fyzická osoba, která vlastní přímý nebo nepřímý podíl na hlasovacích právech, který významně převyšuje podíly na hlasovacích právech ostatních osob, zejména je-li větší než 25 %,
- případně osoba ve vrcholném vedení obchodní korporace či ve struktuře vztahů ve vrcholném vedení jí nadřízené korporace (tzv. „náhradní skutečný majitel“)[3].
Ke shora uvedenému je třeba doplnit, že dle aktuální praxe je v případě koncového příjemce podstatné, zda podíl na prospěchu skutečně překročil hranici 25 %. V případě, že by posuzovaný příjemce obdržel podíl na prospěchu např. odpovídající jen 24,9 %, pozici skutečného majitele by mu to nezaložilo. Zcela zásadní je v této situaci také rozlišování zdrojů obdržených prostředků, neboť neplatí automaticky, že hranice 25 % se uplatní pouze na „souhrn“ všech zdrojů. Obchodní korporace by tak měly důsledně posuzovat, zda neexistuje více druhů podílů a s nimi spojená zvláštní práva na výplatu zisku, a dále dílčí situace distribuce jednotlivých prostředků, které jsou způsobilé založit pozici skutečného majitele, byť daná osoba v rámci podílu na zdrojích z veškeré činnosti obchodní korporace nedosáhne přes hranici 25 %.
V případě osoby s koncovým vlivem je zásadní hledisko možnosti uplatňovat rozhodující vliv. Děje se tak zejména prostřednictvím majetkové účasti a dostatečně velkého podílu na hlasovacích právech v obchodní korporaci. Uplatňování rozhodujícího vlivu nebo také kontroly obchodní korporace lze však z hlediska materiálního pojetí skutečného majitele uskutečnit i jinými prostředky, např. prostřednictvím pohledávky věřitele obchodní korporace skrze vztah věřitel-dlužník[4]. V konečném důsledku se tak jedná zejména o kontrolu nad rozhodováním a finančními toky obchodní korporace. Osoba s koncovým vlivem musí mít možnost uplatňovat rozhodující vliv svým aktivním jednáním, byť např. za splnění určitých předem daných podmínek či okolností. Rozhodující je proto samotný potenciál vlivu. Nesmí se však jednat o zcela nahodilé nebo hypotetické situace[5]. Jako příklad lze v této souvislosti uvést, že pozici skutečného majitele zpravidla nebude zakládat pasivita dané osoby či pouhé právo veta, byť i zde je třeba posuzovat rozsah a jeho konkrétní dopady na chod obchodní korporace, tj. zda je způsobilé jím směřovat rozhodování a další existenci obchodní korporace a zda takových osob není více, což v konečném důsledku může znemožňovat uplatňování koncového vlivu. V pozici skutečného majitele se naopak vždy bude nacházet ovládající osoba ve smyslu § 74 a násl. zákona o obchodních korporacích, přičemž při identifikaci takové osoby lze vycházet z existující právní teorie a judikatury vymezující tento pojem. Relevantní i z hlediska možných sankcí je v této souvislosti zejména institut jednání ve shodě, který zakládá pozici skutečného majitele i osobám, které by jinak, např. pro nízký procentuální podíl na hlasovacích právech, samy o sobě nesplnily předpoklad, aby byly považovány za skutečného majitele obchodní korporace.
V případě tzv. náhradního skutečného majitele jde především o autonomii rozhodování a vlastní diskreci, do které není zasahováno další osobou. Jedná se především o ředitele či jiné vedoucí pracovníky (manažery) přímo podřízené statutárnímu orgánu obchodních korporací[6]. Zpravidla jde o situace, kdy např. kolektivní statutární orgán zadává především strategické pokyny, nicméně o každodenní řízení obchodní korporace a operativu se nestará. Nejsou však vyloučeny ani případy kombinace obojího. V takovém případě může být náhradním skutečným majitelem člen statutárního orgánu či tu může být i např. spolu s ředitelem (více osob). V rámci vícestupňové struktury vztahů mateřských a dceřiných obchodních korporací (případy řetězení), je ve smyslu § 5 odst. 3 zákona o evidenci skutečných majitelů upřednostňován zápis náhradního skutečného majitele osobou ve vrcholném vedení nadřízené korporace. Při dosažení daného vyššího stupně struktury vztahů se však musí jednat o korporaci, u níž dojde k vyhodnocení, že jde o osobu s koncovým vlivem. Pokud z hlediska každodenního řízení či obchodního vedení posuzované obchodní korporace nedochází k uplatňování rozhodujícího vlivu nadřízenou korporací a ten naopak zůstává v diskreci ředitele anebo člena statutárního orgánu, jak je uvedeno výše, k uplatnění § 5 odst. 3 zákona o evidenci skutečných majitelů nedojde.
Pro úplnost lze uvést, že cílem zákona o evidenci skutečných majitelů je rozkrýt strukturu vztahů. Hledisko náhradního majitele je v tomto ohledu pouze doplňkové a žádoucímu účelu zákona nenapomáhá. Není tím dotčeno ani hledisko formální, ani hledisko materiální, a proto uplatnění možných sankcí optikou aktuální praxe, zejména při chybách zápisu náhradního skutečného majitele, není příliš relevantní. Specifické situace, kterým se však tento článek nevěnuje, pak představují struktury vztahů, kdy jsou podíly obchodní korporace spravované ve svěřenských fondech, nadacích či obdobných zahraničních entitách.
Zapisované údaje
Skutečný majitel se do evidence skutečných majitelů zapisuje buď na základě návrhu prostřednictvím soudu anebo notáře či za zákonem stanovených podmínek na základě informací z veřejného rejstříku automatickým průpisem. Mezi údaje zapisované o osobě skutečného majitele obchodní korporace patří zejména následující informace[7]:
- identifikační údaje osoby skutečného majitele,
- údaj o povaze postavení skutečného majitele, o velikosti podílu a další skutečnosti související s postavením skutečného majitele, není-li založeno podílem,
- popis struktury vztahů,
- období, po které je osoba skutečným majitelem, a
- název a identifikační číslo obchodní korporace, jejíž je daná osoba skutečným majitelem.
V případě návrhu na zápis skutečného majitele do evidence skutečných majitelů je nutné přiložit relevantní dokumenty, které budou dokládat zejména postavení skutečného majitele a strukturu vztahů (např. jedná-li se o řetězení do zahraničí výpisem ze zahraničních registrů). Zákon o evidenci skutečných majitelů přitom výslovně nestanovuje, o jaké dokumenty by se mělo jednat. Dle důvodové zprávy bude v řadě případů možné skutečného majitele doložit i jen formou čestného prohlášení evidující osoby či samotného skutečného majitele.
Povinnosti evidující osoby
Evidující osoba je povinna zajistit, aby údaje zapsané o jejím skutečném majiteli byly úplné, přesné a aktuální, aby tedy odpovídaly skutečnému stavu. Tomuto odpovídá povinnost skutečného majitele poskytnout evidující osobě potřebnou součinnost,[8] čímž se rozumí nejen sdělení o vzniku postavení skutečného majitele, ale v některých ohledech se bude vyžadovat také nezbytná aktivní reakce osoby skutečného majitele. Může se jednat například právě o ono získání výpisů ze zahraničních registrů, pokud nebude evidující osoba oprávněna tyto sama získat.[9]
Skuteční majitelé nově vznikajících obchodních korporací s nadřazenou českou obchodní korporací se do evidence zpravidla propíší na základě automatického průpisu[10] s vazbou na informační systémy veřejné správy, zejména na některé základní registry (registr osob, registr obyvatel aj.). Obchodní korporace, které již v minulosti splnily svou evidenční povinnost podle zákona č. 304/2013 Sb. , o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob a o evidenci svěřenských fondů, byly povinny uvést zapsaný stav údajů v soulad s požadavky zákona o evidenci skutečných majitelů do 6 měsíců ode dne nabytí účinnosti zákona o evidenci skutečných majitelů, tj. do 1. 12. 2021.[11]
Tímto však ani jedné ze shora uvedených skupin obchodních korporací povinnosti dle zákona o evidenci skutečných majitelů nezanikají. V případě, že dojde ke změně údajů týkajících se skutečného majitele, je evidující osoba povinna zajistit, aby údaje zapsané v evidenci odpovídaly skutečnému stavu. To platí tedy i v případě, že k aktualizací zapisovaných údajů nedošlo na základě automatického průpisu. Evidující osoba je v takovém případě povinna bez zbytečného odkladu po vzniku rozhodné skutečnosti provést změnu zápisu evidovaných údajů prostřednictvím příslušného soudu, anebo notáře. Rozhodnou skutečností, a tedy důvodem změny údajů o skutečném majiteli, bude v praxi např. převod podílu v obchodní korporaci.
V této souvislosti je třeba uvést, že evidující osoba má povinnost vynaložit veškeré úsilí, které po ní lze rozumně požadovat, aby skutečného majitele zjistila a udržovala zapisované údaje v evidenci aktuální. Evidující osoba je zároveň povinna zaznamenávat kroky, které předcházely zjištění relevantních informací, a úsilí nalézt skutečného majitele. Tyto záznamy mohou být relevantním zdrojem informací pro povinné osoby v rámci kontroly klienta (podle zákona č. 253/2008 Sb. , o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu – tzv. AML zákona) nebo pro státní orgány.
Tato povinnost však neplatí absolutně. Evidující osoba není povinna provádět rozsáhlou investigativní činnost bez ohledu na její reálné časové, finanční či faktické možnosti. Základním předpokladem je vyvinutí racionálního úsilí, byť při současném vynaložení určitých přiměřených nákladů, které by ještě vyvinul řádný hospodář. Zpravidla se tak jedná o provedení analýzy interních zdrojů a informací, veřejných zdrojů (byť se jedná například o zpoplatněné veřejné registry), rozeslání dopisů s požadavky na poskytnutí informací a podkladů příslušným nadřazeným subjektům v rámci struktury vztahů včetně upozornění na důvod těchto požadavků a možné negativní důsledky spojené s hrozícími sankcemi či provedení jiných obdobných kroků. V případě prvozápisu skutečného majitele do evidence skutečných majitelů by teprve po provedení nastíněného postupu mělo dojít k zápisu náhradního skutečného majitele.
Prevence rizik
Jak často provádět u obchodních korporací takový postup (interní analýzu), bude záviset na individuálních okolnostech případu a poměrech každé obchodní korporace a struktury vztahů, jíž je součástí. Nicméně ať už se jedná o zápis skutečného majitele, či zajištění zápisu aktuálních údajů v evidenci lze optikou požadavku na jednání řádného hospodáře doporučit, aby si obchodní korporace nastavily mechanismus a periodicitu provádění interní analýzy a následných notifikací příslušných nadřazených subjektů v interním předpisu či v rámci svých compliance programů. Lze tak předejít porušení povinnosti evidující osoby a negativním důsledkům spojeným se sankcemi vyplývajícími ze zákona o evidenci skutečných majitelů v podobě např. zákazu výplaty podílu na prospěchu či sistace hlasovacích práv apod.
Konkrétním sankcím stanoveným zákonem o evidenci skutečných majitelů a jejich specifikům v případě, že údaje o skutečných majitelích obchodní korporace zapsané v evidenci neodpovídají skutečnému stavu, či dokonce obchodní korporace nemá zapsaného žádného skutečného majitele, se budeme věnovat ve druhé samostatné části tohoto článku.
Mgr. František Šimek
Advokát
Markéta Kajfoszová
Paralegal
[1] § 2 písm. j) zákona o evidenci skutečných majitelů.
[2] § 8 odst. 1 a 3 zákona o evidenci skutečných majitelů.
[3] V souladu s § 5 odst. 1 zákona o evidenci skutečných majitelů se přistoupí k zápisu „náhradního skutečného majitele“ pouze, nelze-li žádného skutečného majitele určit ani při vynaložení veškerého úsilí, které lze po evidující osobě rozumně požadovat, anebo je-li osobou s koncovým vlivem v korporaci právnická osoba, která nemá skutečného majitele (např. stát, veřejná výzkumná instituce, státní podnik apod.).
[4] Srov. Důvodová zpráva k zákonu o evidenci skutečných majitelů.
[5] Srov. Příručka evidování skutečných majitelů vydaná Ministerstvem spravedlnosti ve spolupráci s Finančním analytickým úřadem, s. 9.
[6] Srov. § 2 písm. i) zákona o evidenci skutečných majitelů.
[7] § 13 zákona o evidenci skutečných majitelů.
[8] § 10 zákona o evidenci skutečných majitelů.
[9] Důvodová zpráva k zákonu o evidenci skutečných majitelů.
[10] § 37 a násl. zákona o evidenci skutečných majitelů.
[11] § 60 odst. 3 zákona o evidenci skutečných majitelů.
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
