Dle zákoníku práce se pracovní cestou (služební cestou) rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem mimo sjednané místo výkonu práce.

Místo výkonu práce se je podstatnou náležitostí každé pracovní smlouvy. Z toho vyplývá, že pokud by si zaměstnanec se zaměstnavatelem místo výkonu práce nedohodli, je pracovní smlouva neplatná.  Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance  na pracovní cestu  pouze za předpokladu, že je  tato  podmínka dohodnuta v pracovní smlouvě.

V případě, že se zaměstnanec se zaměstnavatelem na této podmínce v pracovní smlouvě dohodne, je v zájmu zaměstnance si ji zároveň i blíže upravit. V pracovní smlouvě tak může být kupř. sjednáno, že pracovní cesta může být maximálně  jednodenní  či  dvoudenní, popř. že zaměstnanec může být vyslán na pracovní cestu pouze v rámci České republiky apod.   

Pokud vznikl pracovní poměr zaměstnance volbou  nebo jmenováním, je možné si tuto otázku vyřešit v tzv. manažerské smlouvě. Ta je v těchto případech s takovým pracovníkem zpravidla uzavírána. Jestliže by tomu tak nebylo, může zaměstnanec vyjádřit svůj  souhlas s vysíláním na pracovní cesty kupř. ve zvláštní dohodě uzavřené pro tento účel se  zaměstnavatelem.

Pracovní cesta začíná nástupem zaměstnance na  cestu k výkonu práce do  jiného místa, než je jeho pravidelné pracoviště, a končí návratem zaměstnance z této cesty. Do doby pracovní cesty se započítává i výkon práce v místě, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán.

Pro účely poskytnutí cestovních náhrad vyslanému zaměstnanci je třeba zjistit, zda byl zaměstnanec vyslán na pracovní cestu do jiného místa než je jeho tzv. pravidelné pracoviště.  Je nutné si uvědomit, že místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě a jeho tzv. pravidelné pracoviště se může lišit, a proto nelze tyto pojmy automaticky slučovat.

Pravidelným pracovištěm se dle zákona č. 119/1992 Sb. o cestovních náhradách, rozumí místo dohodnuté  se zaměstnancem. Pokud není takové místo dohodnuto, je pravidelným pracovištěm místo  výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. U zaměstnanců, u nichž  častá změna pracoviště vyplývá ze zvláštní  povahy  povolání,  je  možno  jako pravidelné pracoviště dohodnout i  místo pobytu. Pravidelné pracoviště je vhodné sjednat především za situace, pokud je místo výkonu práce sjednáno volněji než je kupř. území obce (např. území Jihomoravského kraje či dokonce celá Česká republika). Zaměstnavatel si se zaměstnancem může dohodnout i více pravidelných pracovišť.

Z předchozího odstavce plyne, že je možné,  aby se místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě lišilo od pravidelného pracoviště. V případě, že tomu tak bude, vzniká zaměstnanci právo na cestovní náhrady v případě, že bude vyslán mimo své pravidelné pracoviště. Pokud není pravidelné pracoviště dohodnuto nebo se bude shodovat s místem výkonu práce dle pracovní smlouvy, vzniká zaměstnanci právo na cestovní náhrady při jeho vyslání mimo něj.