Přehled povinností jednatelů s.r.o.
Jednatelé jako statutární orgán společnosti s ručením omezeným musí při vedení společnosti plnit celou škálu povinností. Tento článek nabízí jejich praktické shrnutí, které se bude jednatelům určitě hodit v úvodu nového roku.
Obecné povinnosti jednatelů vyplývají zejména ze zákona o obchodních korporacích, občanského zákoníku, zákona o veřejných rejstřících, insolvenčního zákona, zákona o účetnictví a dalších právních předpisů. Zvláštní povinnosti jednatelů mohou být stanoveny především ve společenské smlouvě s.r.o., rozhodnutích valné hromady, smlouvě o výkonu funkce jednatele, interních směrnicích nebo jiných vnitřních předpisech společnosti. Každý jednatel by měl při jmenování do funkce požádat ostatní jednatele nebo společníky o předložení korporátní dokumentace, aby se seznámil s jejím obsahem a se svými povinnostmi, které z ní vyplývají.
Vznik a zánik funkce jednatele a smlouva o výkonu funkce
Jednatele s.r.o. volí a odvolává valná hromada, resp. jediný společník v působnosti valné hromady. Zápis jednatele do obchodního rejstříku je pouze deklaratorní, a proto jednatel vykonává svoji funkci a může zastupovat společnost již ode dne rozhodnutí valné hromady o jeho jmenování, ledaže rozhodnutí stanoví účinnost jmenování na pozdější den.
Před nebo při jmenování do funkce jednatel zpravidla obdrží od společnosti návrh smlouvy o výkonu funkce uzavírané mezi společností a jednatelem, která upravuje jejich vzájemná práva a povinnosti, zejména odměňování. V případě, že jednatel návrh smlouvy nedostane, tak by si ho měl vyžádat. Valná hromada totiž musí schválit smlouvu o výkonu funkce, včetně odměňování, jinak jednateli hrozí, že bude funkci vykonávat bezplatně.
Ustanovení § 60 zákona o obchodních korporacích stanoví, co vše se považuje za odměnu jednatele a co tedy musí být schváleno valnou hromadou s.r.o. Jedná se o veškerá plnění poskytovaná jednateli v souvislosti s výkonem funkce, včetně věcných plnění jako například poskytnutí bytu nebo automobilu pro osobní potřeby a úhrad příspěvků na penzijní připojištění. Smlouva o výkonu funkce musí rovněž zahrnovat pravidla pro výplatu zvláštních bonusů a podílu na zisku, pokud mohou být jednateli přiznány.
Jestliže bude odměňování sjednáno v rozporu se zákonem o obchodních korporacích, tak jednatel bude vykonávat funkci bezplatně. Avšak pokud budou neplatnost smlouvy o výkonu funkce (resp. ujednání o odměně) nebo neuzavření smlouvy způsobeny z důvodů na straně společnosti anebo pokud valná hromada smlouvu neschválí bez zbytečného odkladu po vzniku funkce jednatele, má jednatel nárok na odměnu ve výši obvyklé za obdobnou činnost v době uzavření smlouvy nebo v době vzniku funkce, nebyla-li smlouva uzavřena. Vzniknou-li pochybnosti o stanovení výše odměny, může být jednateli dodatečně přiznána a schválena valnou hromadou.
Zákon vyžaduje pro smlouvu o výkonu funkce jednatele písemnou formu. U s.r.o. s jediným společníkem je navíc nutné úřední ověření podpisů v případě, kdy smlouvu o výkonu funkce uzavírá společnost s jednatelem, který podepisuje smlouvu za společnost a současně je jejím jediným společníkem.
Zánik funkce jednatele nastává opět dnem rozhodnutí valné hromady o odvolání z funkce, není-li v rozhodnutí stanovena pozdější účinnost. Pokud jednatel nechce ve výkonu funkce pokračovat z jakéhokoliv důvodu (např. z důvodu neposkytnutí nezbytné součinnosti ze strany společníků), tak může ze své funkce odstoupit na základě oznámení valné hromadě. Nesmí však odstoupit v situaci nevhodné pro společnost a jeho funkce skončí až uplynutím jednoho měsíce od doručení tohoto oznámení, neurčuje-li společenská smlouva nebo smlouva o výkonu funkce jinak anebo neschválí-li valná hromada dřívější okamžik zániku funkce.
Jednání za společnost a obchodní vedení společnosti
Základními kompetencemi jednatelů jsou zastupování společnosti navenek vůči třetím osobám a obchodní vedení uvnitř společnosti.
Jednatel má tzv. generální jednatelské oprávnění a může zastupovat společnost samostatně ve všech věcech, a to i v případě, kdy má společnost vícečlenný kolektivní sbor jednatelů, ledaže společenská smlouva určí jiný způsob jednání za společnost (např. dva jednatelé musí jednat společně). Pravidla pro zastupování společnosti stanovená společenskou smlouvu a uvedená v obchodním rejstříku musí jednatelé dodržovat, protože v případě jejich porušení (např. když namísto dvou jednatelů podepíše za společnost smlouvu s obchodním partnerem pouze jeden jednatel) bude dotyčný jednatel odpovědný za škodu způsobenou společnosti a také bude smlouvou zavázán on sám namísto společnosti.
Tzv. pravidlo „čtyř očí“ nelze obcházet ani udělením plné moci jednomu z jednatelů. Jestliže jeden ze dvou jednatelů, kteří musí zastupovat společnost společně, je dlouhodobě neschopný vykonávat funkci jednatele (např. z důvodu nemoci nebo pobytu v zahraničí), tak podle § 164 odst. 2 občanského zákoníku tito dva jednatelé mohou za společnost udělit plnou moc jednomu z nich pouze k určitému právnímu jednání, nikoliv ke generálnímu jednání za společnost. To znamená, že plnou moc lze v takovém případě udělit jednomu z jednatelů jen k jednáním souvisejícím s jednou konkrétní smlouvou. Plnou moc (resp. pověření) k širšímu okruhu jednání však mohou jednatelé zastupující společnost společně udělit některému zaměstnanci společnosti. Jednatelé rovněž mohou rozhodnout o udělení prokury, které však musí následně schválit valná hromada.
Jednatelé musí před podpisem klíčových smluv rovněž ověřit, zda jejich uzavření nepodléhá souhlasu valné hromady. Pokud souhlas vyžaduje přímo zákon (např. schválení převodu nebo zastavení podstatné části závodu společnosti), bude smlouva neplatná a oprávněná osoba se může dovolat její neplatnosti. V případě, že podmínka souhlasu valné hromady vyplývá ze společenské smlouvy, rozhodnutí valné hromady nebo smlouvy o výkonu funkce, tak bude uzavíraná smlouva platná a společnost jí bude vázána, protože taková omezení jednatelského oprávnění nejsou vůči třetím osobám účinná, i když byla zveřejněna. Ovšem jednatel bude odpovědný za případnou škodu vzniklou společnosti v obou výše uvedených případech, kdy jednal bez souhlasu valné hromady.
Obchodní vedení není zákonem výslovně definováno, nicméně rozumí se jím podnikatelské řízení dovnitř společnosti, které se pochopitelně při jeho realizaci projevuje i navenek společnosti (např. uzavíráním smluv vycházejících z obchodní strategie společnosti). V rámci obchodního vedení mají jednatelé široké pravomoci a přísluší jim veškerá rozhodovací působnost, kterou nesvěřily zákon nebo společenská smlouva jinému orgánu společnosti. Do obchodního vedení jednatelů nesmí nikdo ani společníci zasahovat. Výjimkou je situace, kdy jednatel v souladu s § 51 odst. 2 zákona o obchodních korporacích žádá valnou hromadu o udělení pokynu týkajícího se konkrétní záležitosti obchodního vedení. Pokud valná hromada pokyn udělí, tak ho jednatel musí splnit, přičemž by neměl odpovídat za případnou újmu způsobenou společnosti splněním pokynu. Nicméně při žádosti o schválení pokynu i při jeho realizaci si jednatel musí vždy počínat s péčí řádného hospodáře.
Péče řádného hospodáře
Základní povinností jednatelů je tzv. péče řádného hospodáře. Této povinnosti se zejména nově jmenovaní jednatelé často obávají. Ustanovení § 159 odst. 1 občanského zákoníku ji vymezuje jako povinnost vykonávat funkci s nezbytnou loajalitou i s potřebnými znalostmi a pečlivostí. Dále ji doplňuje tzv. pravidlo podnikatelského úsudku v § 51 odst. 1 zákona o obchodních korporacích: „Pečlivě a s potřebnými znalostmi jedná ten, kdo mohl při podnikatelském rozhodování v dobré víře rozumně předpokládat, že jedná informovaně a v obhajitelném zájmu obchodní korporace; to neplatí, pokud takovéto rozhodování nebylo učiněno s nezbytnou loajalitou. Pokud tedy jednatel dodrží tyto minimální povinnosti, tak může při řízení společnosti přijmout rozumné podnikatelské riziko, aniž by musel mít strach z odpovědnosti za podnikatelský neúspěch společnosti.
Péče řádného hospodáře v podstatě vyžaduje, aby jednatel řídil společnost s takovou péčí, kterou by vynaložil při správě svého vlastního majetku. Jednatelé nemusí sami disponovat veškerými odbornými znalostmi, které jsou spojeny s výkonem funkce a předmětem činnosti společnosti, avšak musí být schopni rozpoznat, kdy je nezbytné vyhledat odborníka (např. advokáta, účetního či daňového poradce), a tuto službu zajistit. Zároveň musí těmto odborníkům poskytovat řádné poklady a musí na jejich činnosti v přiměřeném rozsahu dohlížet. Pokud by například statutární zástupce zjistil až po jednom roce, že daňový poradce opomenul jeho pokyny a neučinil žádné měsíční kontrolní hlášení k DPH, tak by se zjevně mohlo jednat o porušení péče řádného hospodáře.
Povinnosti při úpadku společnosti
S péčí řádného hospodáře souvisí také povinnost jednatelů podat insolvenční návrh bez zbytečného odkladu poté, co se dozvěděli nebo při náležité pečlivosti měli dozvědět o úpadku společnosti. Jestliže jednatelé insolvenční návrh včas nepodají, tak odpovídají věřitelům za škodu nebo jinou újmu způsobenou porušením této povinnosti, a to ve výši rozdílu mezi v insolvenčním řízení zjištěnou výší pohledávky přihlášené věřitelem a částkou, kterou věřitel v insolvenčním řízení na uspokojení této pohledávky obdržel.
Jednatelé dále musí v souladu s péčí řádného hospodáře učinit vše potřebné a rozumně předpokládatelné za účelem odvrácení hrozícího úpadku (např. snížit náklady anebo zajistit krizového manažera a právního poradce pro řešení takové situace). Pokud tuto povinnost nesplní, tak v případě prohlášení úpadku společnosti může soud rozhodnout na návrh insolvenčního správce nebo věřitele, že dotyčný statutární zástupce ručí za splnění povinností společnosti.
Výše zmíněné instituty odpovědnosti za škodu a ručení při úpadku společnosti se sice v praxi uplatňují ojediněle, ale jednatelé by v každém případě měli udělat všechno pro to, aby úpadkovou situaci odvrátili anebo aby podali včas insolvenční návrh, když se jim nepodaří úpadku zabránit.
Neomezená odpovědnost jednatele za újmu společnosti
Odpovědnost za újmu společnosti, kterou způsobil jednatel porušením péče řádného hospodáře, je neomezená. Nelze ji omezit společenskou smlouvou ani smluvním ujednáním mezi společností a jednatelem. I v případě, že by si společnost a jednatel dohodli ve smlouvě o výkonu funkce, že se tato smlouva řídí zákoníkem práce, což je podle poslední judikatury teoreticky přípustné, tak tím nebude omezena odpovědnost jednatele stanovená podle zákona o obchodních korporacích.
V praxi se hojně využívají prohlášení společnosti o vzdání se nároků společnosti vůči členovi statutárního orgánu (tzv. waiver letter využívaný zejména při ukončování výkonu funkce), avšak s ohledem na výše uvedenou nepřípustnost omezení odpovědnosti hrozí riziko zdánlivosti takových prohlášení především ve vztahu k budoucím nárokům společnosti, které teprve vzniknou. Tato prohlášení mají spíše psychologický význam, aby společnost nároky vůči statutárnímu zástupci v budoucnu nevymáhala.
Jednatel, který porušil péči řádného hospodáře, je povinen vydat společnosti prospěch získaný v souvislosti s takovým jednání nebo poskytnout peněžitou náhradu, není-li možné vydat prospěch. Vypořádání škody způsobené společnosti může být rovněž učiněno na základě smlouvy schválené dvěma třetinami hlasů všech společníků na valné hromadě. V judikatuře zůstává nedořešenou otázkou, zda smlouvou o vypořádání újmy může být dohodnuto, že se společnost vzdá svého nároku na náhradu újmy vůči jednateli nebo že odpovědnost jednatele bude významně snížena.
Důkazní břemeno v soudním řízení o nároku na náhradu škody nese až na výjimky jednatel, jenž musí prokázat, že při svém jednání dodržel péči řádného hospodáře. Lze proto doporučit, aby si jednatelé řádně archivovali dokumentaci související s výkonem funkce a odůvodňující jejich podnikatelská rozhodnutí.
Střet zájmů
Pravidla o střetu zájmů v § 54 a násl. zákona o obchodních korporacích stanoví pro jednatele notifikační povinnost v situacích, kdy by mohlo dojít ke střetu zájmů společnosti a jednatele nebo jeho spřízněných osob. Takovými situacemi jsou především uzavírání smlouvy, kde jednou smluvní stranou je společnost a druhou smluvní stranou sám jednatel nebo osoba jemu blízka nebo osoba jím ovládaná či ovlivněná. Jednatel musí o možném střetu zájmů nebo záměru uzavřít takovou smlouvu bezodkladně informovat ostatní jednatele a dozorčí radu, případně a zpravidla valnou hromadu, pokud s.r.o. nemá zřízenou dozorčí radu. S výjimkou s.r.o. s jedním společníkem může jednatel oznámit možný střet zájmů pouze přímo valné hromadě, která je nejvyšším orgánem s.r.o. V návaznosti na učiněné oznámení mohou valná hromada nebo dozorčí rada pozastavit výkon funkce dotyčného jednatele na vymezenou dobu anebo mu zakázat uzavření příslušné smlouvy. Notifikační povinnost však neplatí pro smlouvy uzavírané v rámci běžného obchodního styku.
Zákaz konkurence
Minimální rozsah zakázaných činností ve prospěch jiných společností nebo jiných osob stanoví pro jednatele ustanovení § 199 odst. 1 zákona o obchodních korporacích. Lze ho ještě rozšířit společenskou smlouvou se souhlasem všech společníků s.r.o., což by si měli jednatelé při nástupu do funkce pro jistotu ověřit. Jednatel nesmí podle zákona podnikat v předmětu činnosti nebo podnikání společnosti, a to ani ve prospěch jiných osob, ani zprostředkovávat obchody společnosti pro jiného; být členem statutárního orgánu jiné právnické osoby s obdobným předmětem činnosti nebo podnikání nebo osobou v obdobném postavení, ledaže se jedná o koncern; nebo účastnit se na podnikání jiné obchodní korporace jako společník s neomezeným ručením nebo jako ovládající osoba jiné osoby se stejným nebo obdobným předmětem činnosti nebo podnikání.
Pokud jednatel při jmenování do funkce některou ze zakázaných činností vykonává, musí tyto aktivity ukončit anebo na ně může upozornit společníky a požádat je o výslovný souhlas. Jestliže všichni společníci souhlasí anebo žádný z nich nevyjádří svůj nesouhlas do jednoho měsíce od upozornění, tak jednatel může konkurenční činnosti nadále vykonávat.
Svolávání valné hromady a povinnosti vůči společníkům
Jednatelé mají povinnost alespoň jednou za rok svolat valnou hromadu, která se musí konat nejpozději do šesti měsíců od posledního dne předešlého účetního období, tj. obvykle do 30. 6., protože do tohoto dne musí valná hromada projednat řádnou účetní závěrku společnosti. Valnou hromadu musí jednatelé svolat také v případě, kdy je o to požádá minoritní společník nebo společníci, jejichž vklady dosahují alespoň 10 % základního kapitálu nebo 10 % podíl na hlasovacích právech. V případě, že valnou hromadu nesvolají, tak ji může svolat sám společník.
Před svoláním valné hromady musí jednatel připravit pozvánku a zaslat ji společníkům na adresu uvedenou v seznamu společníků nejméně 15 dnů přede dnem konání valné hromady, není-li ve společenské smlouvě určena jiná lhůta. Pokud by lhůta nebyla dodržena, tak se může valná hromada konat jen v případě, že se společník vzdá práva na včasné a řádné svolání valné hromady písemným prohlášením s úředně ověřeným podpisem nebo ústním prohlášením učiněným na valné hromadě.
Pozvánka musí obsahovat kromě obecných náležitostí (identifikační údaje společnosti, termín a místo konání valné hromady) všechny body, které má valná hromada projednávat, a to včetně návrhu rozhodnutí a podkladů nezbytných pro rozhodnutí (např. smlouva o výkonu funkce, kterou bude valná hromada schvalovat). Záležitosti neuvedené v pozvánce lze projednat jen tehdy, jsou-li přítomni a souhlasí-li s tím všichni společníci.
Nevyloučí-li to společenská smlouva s.r.o., mohou společníci rozhodovat i mimo valnou hromadu. V takovém případě jednatel připraví návrh rozhodnutí a zašle ho společníkům. V návrhu rozhodnutí musí být uvedena lhůta, do kdy může společník doručit své vyjádření k návrhu. Tato lhůta je 15 dnů od doručení návrhu rozhodnutí společníkovi, není-li ve společenské smlouvě stanovena jiná lhůta. Dále musí návrh rozhodnutí obsahovat podklady potřebné pro jeho přijetí a případně další údaje, které určí společenská smlouva. Pokud zákon vyžaduje, aby bylo rozhodnutí valné hromady učiněno ve formě notářského zápisu, tak musí být podpis společníka na vyjádření k návrhu rozhodnutí mimo valnou hromadu úředně ověřen. Jakmile se všichni společníci vyjádří nebo jim uplyne lhůta k vyjádření, jednatel oznámí společníkům, zda rozhodnutí bylo či nebylo přijato, včetně dne rozhodnutí.
Ve společnostech s ručením omezeným mají jednatelé dále povinnost informovat společníky o věcech společnosti i mimo valnou hromadu, když o to společník požádá.
Jednatelé s.r.o. občas opomíjejí vést seznam společníků, přestože jim tuto povinnost výslovně ukládá zákon o obchodních korporacích (obdobně jako členové představenstva a.s. mají povinnost vést seznam akcionářů). Seznam společníků s.r.o. má význam především informační, neboť zápis do seznamu nemá konstitutivní účinky. Společníkem s.r.o. je osoba, která nabyla podíl například smlouvou, přičemž vůči společnosti se stává společníkem až doručením účinné smlouvy o převodu podílu s úředně ověřenými podpisy. Seznam společníků je tedy pouze deklaratorní a využívá se pro zjištění doručovacích adres společníků při rozesílání pozvánek na valnou hromadu nebo pro zadání bankovních účtu při výplatě podílu zisku. Seznam společníků s.r.o. obsahuje alespoň tyto povinné údaje: jméno a bydliště nebo sídlo společníka (případně také adresu pro doručování), podíl společníka a jeho označení, výši vkladu odpovídající podílu, počet hlasů spojených s podílem, informaci o příplatkové povinnosti (bude-li určena), den zápisu do seznamu společníků a číslo kmenového listu, pokud byl k podílu vydán. Každou změnu údajů musí jednatelé zapsat do seznamu společníků bez zbytečného odkladu poté, co jim je změna prokázána.
Další povinnosti jednatelů
K důležitým povinnostem jednatelů patří povinnost zajistit řádné vedení účetnictví společnosti. Jednatelé zajišťují zpracování účetní závěrky spolu s další korporátní dokumentací (výroční zpráva a zpráva o vztazích) a podepisují ji a zveřejňují ve sbírce listin obchodního rejstříku.
Do sbírky listin musí jednatel založit také aktuální úplné znění společenské smlouvy, které vyhotoví bez zbytečného odkladu poté, co dojde k její změně na základě jakékoliv právní skutečnosti (např. rozhodnutí o změně společenské smlouvy, ale také změny společníků). Jednatel podává návrhy na zápis změny údajů společnosti do obchodního rejstříků (např. změna sídla, jednatelů nebo společníků).
Relativně novou povinností od roku 2019, kterou zajišťují jednatelé, je registrace do evidence skutečných majitelů společnosti. Ta se provádí prostřednictvím formuláře, jenž se podává k příslušnému rejstříkovému soudu. U společností s jednoduchou vlastnickou strukturou nepředstavuje identifikace skutečných majitelů problém. V případě složité vlastnické struktury však může být zjištění skutečných vlastníků podle AML zákona náročnějším úkolem, a proto jednatelé vyhledávají pomoc advokáta. V současné době zákon za nesplnění této povinnosti neukládá žádnou peněžitou sankci, nicméně společnost může být vyloučena ze zadávacího řízení na veřejnou zakázku nebo v rámci insolvenčního řízení nesmí jako věřitel vykonávat hlasovací práva spojená s přihlášenou pohledávkou, kterou nabyla postoupením.
Jednatelé s.r.o. mají řadu dalších nejen výše uvedených povinností, na které musí myslet. Proto lze doporučit, aby při jejich plnění využili služeb ekonomických a právních poradců, kteří jim poskytnout odbornou a efektivní pomoc.
Mgr. Bc. Jiří Prouza,
advokát
CERHA HEMPEL Kališ & Partners
Týn 639/1
110 00 Praha 1
Tel.: +420 221 111 711
e-mail: office@cerhahempel.cz
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
