První praktické zkušenosti s novým systémem uveřejňovacích formulářů ve Věstníku veřejných zakázek (zejména z pohledu zadavatele)
Dne 5.2.2024 byla spuštěna nová verze Věstníku veřejných zakázek (dále jen „VVZ“) související s přechodem na uveřejňovací formuláře eForms. Od tohoto data tak musejí zadavatelé používat v souladu se zákonem č. 134/2016 Sb. , o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZZVZ“), resp. v souvislosti s vyhláškou č. 345/2023 Sb. , o uveřejňování formulářů pro účely zákona o zadávání veřejných zakázek a náležitostech profilu zadavatele, tyto nové uveřejňovací formuláře.
Změna uveřejňovacích formulářů vychází z Prováděcího nařízení Komise (EU) 2019/1780 ze dne 23. září 2019, kterým se stanoví standardní formuláře pro uveřejňování oznámení v oblasti zadávání veřejných zakázek a kterým se zrušuje prováděcí nařízení (EU) 2015/1986[1] (dále jen „Nařízení“). Na druhý pokus, po původně avizovaném a následně odvolaném přechodu plánovaném na podzim 2023, tedy došlo ke změně uveřejňovacích formulářů připravované několik let.
Předně je nutné ocenit, že již od prvního dne bylo prakticky možné odesílat formuláře k uveřejnění, což nebývá při implementaci nových systémů daného rozsahu pravidlem. Byť se během prvního dne vyskytly určité nedostatky, zejména některá nefunkční pole, vše bylo opraveno a podařilo se formuláře odeslat a následně došlo k uveřejnění. Toto je určitě nutné zmínit jako pozitivum. Je také na místě ocenit, že lhůty pro uveřejnění u formulářů zasílaných rovněž do Evropského věstníku (TED) jsou nyní podstatně kratší, byť poměrně nevypočitatelné. Co však bylo pro většinu uživatelů VVZ zcela nepochybně nepříjemným překvapením je samotná struktura a rozsah uveřejňovacích formulářů, zejména dvou nejpoužívanějších typů, tedy formuláře Oznámení o zahájení zadávacího řízení – obecná zakázka (formulář 16) a formuláře Oznámení o výsledku zadávacího řízení – obecná zakázka (formulář 29). Oba tyto formuláře do sebe de facto integrují informace obsažené ve více dokumentech, které tvoří zadávací podmínky.
Formuláře obsahují informace, které jsou uvedeny jak v samotné zadávací dokumentaci, tak obchodních podmínkách a kontrolním listu odpovědného zadávání, který se doporučuje vyhotovovat podle ustanovení § 6 ZZVZ. Není nám zcela zřejmé, proč by formulář jako takový (oproti stávající praxi) měl všechny informace v daném rozsahu obsahovat. Je třeba upozornit, že některé formuláři požadované informace zadavatel ani při zahájení zadávacího řízení nezná (nemusí znát). Je tedy otázkou, zda takto obsahově robustní pojetí formulářů přináší dodavatelům větší informační komfort, pokud dodavatel, který má o danou zakázku zájem, stejně musí zadávací podmínky prostudovat v plném rozsahu (a nemusí mít prostor pro načítání objemného Oznámení o zahájení uveřejněné ve VVZ). Výhodou takto pojatých formulářů snad může být, že dodavatel, případně i zahraniční, může již z formuláře v rozsahu uvedených informací zjistit, zda má o danou veřejnou zakázku zájem, či nikoliv, případně zda splňuje podmínky účasti a nemusí již případně zadávací dokumentaci detailněji studovat.
Co dále není možné hodnotit příliš kladně (alespoň ze začátku tomu tak bylo), je systém nápovědy, která by měla být nápomocná při vyplnění daných formulářů. Předchozí verze formulářů měla k jednotlivým bodům zabudovanou poměrně inteligentní nápovědu, která uváděla základní informace k vyplňování příslušného pole. Současná verze VVZ sice také systém nápovědy obsahuje, nicméně jedná se jen prakticky o přeloženou verzi Nařízení. Jde tak o nápovědu velmi stručnou a zpravidla se zadavatel požadované informace spíše nedozví. Provozní řád VVZ – příloha č. 2 Metodika pro vyplnění formulářů a žádostí pak obsahuje informace technického a provozního charakteru a jde zejména o informace o tom, jak formulář založit, validovat a odeslat, nikoliv však o informace a nápovědu k tomu, jakým způsobem by příslušné pole mělo být vyplněno. Lze nicméně ocenit, že i systém nápovědy se postupně rozvíjí a praktické informace jsou postupem času doplňovány.
Aktuálně pak VVZ obsahuje rovněž dokument Popisy a nápovědy k jednotlivým polím (jde tedy ještě o jiný tip nápovědy než uvedený výše), a to ve verzích pro jednotlivé formuláře, ale opět jde spíše o informace přeložené v Nařízení s tím, že do budoucna by bylo jistě vhodné tuto nápovědu rozšířit praktickým směrem, zejména u polí, ve kterých se v praxi vyskytne větší chybovost. Vedle nápovědy zůstává zadavatelům zachována možnost komunikace s informační linkou VVZ, nicméně informace zde poskytované mají podle naší zkušenosti rozdílnou kvalitu. Zejména zpočátku pak byly poskytované informace v některých případech rozporné. Například během jednoho týdne nám byly podány k totožnému dotazu naprosto rozdílné odpovědi – jedna na informační lince VVZ, jedna v rámci emailového dotazu a jiná na školení Ministerstva pro místní rozvoj ČR. Postupem času se nicméně zdá, že se situace začíná zlepšovat a na řadu dotazů je již podávána konzistentní odpověď. Ostatně i názvy a popisy některých polí přímo ve formulářích jsou předmětem úprav, či upřesnění.
S ohledem na rozsah formulářů není účelem tohoto příspěvku okomentovat všechny jednotlivé části, nicméně rádi bychom upozornili alespoň na některé problematické body. První věcí, kterou je nutné si při práci s novými formuláři uvědomit, je fakt, že řada polí funguje na bázi výběru uživatelem definovaných možností a některá pole proto bohužel nejdou vyplnit tzv. od shora dolů. Zadavatelé jsou tak nuceni nejprve dané možnosti ve formuláři definovat, aby následně bylo možné pomocí volby možností další informace vybrat. Pokud uvedeme na příkladu, hned na začátku daných formulářů je nutné definovat subjekty, se kterými se ve formuláři dále pracuje. Zpravidla jde o zadavatele, administrátora zadávacího řízení (pokud je ustanoven) a případně vybraného dodavatele, jestliže jde o formulář 29. Totožná situace je pak v případě identifikace skutečných majitelů, kdy je nejdříve nutné tyto subjekty níže zadat, aby se mohl zadavatel ve formuláři vrátit výše a tyto subjekty uvést (vybrat). Daná skutečnost je poměrně nepraktická v tom smyslu, že nově je nutné se ve formuláři vracet a informace v předcházejících částech formuláře zpětně doplňovat.
Dalším z prvotních problémů, který se při vyplňování formuláře Oznámení o zahájení zadávacího řízení vyskytl, byla otázka, zda a jakým způsobem uvádět kvalifikační požadavky zadavatele. Dřívější formuláře umožňovaly pouze odkázat na zadávací dokumentaci. Taková praxe byla pro zadavatele velmi vítaná, nebylo nutné složitě opisovat i komplikované kvalifikační požadavky, stejně tak byla minimalizována možnost případné chyby. Bohužel stávající výkladová stanoviska již tuto možnost nepřipouštějí. Je skutečně nutné uvést do formuláře, pokud možno všechny požadavky zadavatele na kvalifikaci, a to ideálně v takovém detailu, jak jsou uvedeny v zadávacích podmínkách. Kapacity jednotlivých polí oznámení byly v tomto případě rozšířeny, stejně tak je nyní uveden i počet dostupných znaků. Je samozřejmě možné některé kvalifikační požadavky zestručnit a v detailu odkázat na zadávací dokumentaci, minimálně by však vždy měl být uveden kvalifikační požadavek, jeho minimální výše a doklady, kterými bude příslušná část kvalifikace prokázána. Struktura formuláře navíc umožňuje uvést více než jedno „okno“ pro danou způsobilosti či kvalifikaci a je tak možné uvést i více sekcí například pro technickou kvalifikaci. Obdobně logika formuláře vyžaduje, aby zadavatel zmínil jak profesní způsobilost, tak ekonomickou a technickou kvalifikaci, a to i v případě, pokud jejich prokázání nevyžaduje. V takovém případě je vhodné uvést například okno ekonomická kvalifikace a v obsahu zmínit, že tento požadavek není stanoven. Takto uvádí rovněž i nová metodika pro příslušné formuláře.
Další velkou novinkou je unifikace některých formulářů. Týká se zejména uveřejňování opravných formulářů a zrušení zjednodušených formulářů pro podlimitní zadávací řízení. Zatímco dříve bylo vyplnění Oznámení o zahájení, či Oznámení o výsledku podlimitního řízení podstatně jednodušší, nyní i v případech těchto formulářů musí zadavatelé vyplňovat delší a komplikovanější obsahové pasáže. Formuláře již totiž nečiní rozdíl mezi Oznámením odesílaným pouze do VVZ a Oznámením zasílaným rovněž do TED. Jakkoliv jsme nezaznamenali odůvodnění tohoto přístupu, jedná se spíše o komplikaci pro zadavatele s tím, že se zvyšuje administrativní náročnost tohoto kroku. Původní formuláře pro podlimitní řízení totiž neobsahovaly řadu nyní povinně vyplňovaných polí. Jedná se zejména o informace o kvalifikaci, odpovědném zadávání atp. Stejně tak došlo de facto ke zrušení opravného formuláře a zadavatel nyní uveřejňuje v rámci opravy celý nový formulář s tím, že na závěr identifikuje změny, které v rámci opravy provedl. Tento krok je sice zjednodušen možností automatického předvyplnění nového formuláře, nicméně i tak jde, alespoň podle našeho názoru, opět o zbytečnou komplikaci celého procesu. Není navíc zcela jasné, jak by bylo naloženo se změnou, která sice byla v oznámení provedena – např. kvalifikace, aniž by však byla výslovně zmíněna v opravné části. Tím spíše, že se opět zvyšuje možnost chybovosti na straně zadavatelů, pokud byť i neúmyslně provedou v opravném oznámení, resp. novém oznámení změnu, kterou nezamýšleli provést.
Problematickým bodem, který bude muset bohužel vyřešit až rozhodovací praxe je skutečnost, jak naložit s vyplněním tzv. nepovinných polí. Tedy těch, u kterých zadavatel sice informaci zná, ale z různých důvodů ji do formuláře neuvede. Povinně označená pole, bez kterých není možné formulář uveřejnit, jsou označena hvězdičkou. Nicméně ne všechna pole jsou takto označena. Je pak na vůli zadavatele, zda stráví v extrémním případě i několik hodin, aby poctivě doplnil všechny možné informace (například ve formuláři 29 je možné vyplnit všechny podané nabídky a mnoho dalších informací), či zda vyplní jen požadované minimum. Stejně tak v případě Oznámení o zahájení je možné prakticky překopírovat všechny informace z kontrolního listu odpovědného zadávání, pokud ho zadavatel má k dispozici, nebo naopak uvést pouze několik „zásadnějších“ informací. Domníváme se, že aktuálně není možné konstatovat, že by byl jeden z uvedených postupů jednoznačně špatně, nicméně se domníváme, že účelem formuláře by skutečně nemělo být duplikovat informace, které zadavatel povinně uvádí jinde, ať už v zadávací dokumentaci, písemné zprávě, kontrolním listu odpovědného zadávání atp.
Závěrem proto doufáme, že řada problematických bodů bude časem vyřešena a uživatelé se naučí s novými formuláři eForms pracovat. Ostatně i rozsah metodických pokynů se na stánkách VVZ zvyšuje. Je rovněž pravdou, že některé dílčí funkcionality jsou v této nové verzi formulářů vhodněji nastaveny, nicméně necháme na zvážení každého zadavatele, zda s ohledem na stanovený rozsah formulářů, zvýšenou administrativní náročnost a zrušení rozdílů mezi nadlimitním a podlimitním formulářem, jde o krok správným směrem.
Mgr. Jan Galář,
právník
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
