Pro posouzení otázky zda a kdy přesně došlo k zániku funkce člena dozorčí rady při jeho odstoupení je nutno zohlednit znění stanov společnosti. Lze uvažovat o dvou možnostech. Stanovy společnosti mohou výslovně stanovit, že odstoupení členů dozorčí rady je oprávněna projednávat výslovně dozorčí rada samotná. V takovém případě by výkon funkce tohoto člena skončil uplynutím dvou měsíců od zasedání dozorčí rady, na kterém k oznámení odstoupení došlo,  ledaže by tento člen výslovně navrhl jiný den ukončení a dozorčí rada by tento návrh schválila. Pokud se stanovy k projednávání odstoupení nijak nevyjadřují, je odstoupení člena dozorčí rady povinna projednat valná hromada, a to na svém nejbližším zasedání, co se o odstoupení dozvěděla, ve Vašem případě tedy při svém zasedání v květnu, nekonala-li se či se nebude konat  v období od prosince do května valná hromada jiná. Je nezbytné upozornit na skutečnost, že výkon funkce člena dozorčí rady končí nejen projednáním jeho odstoupení, ale i v případě, kdy by toto odstoupení valnou hromadou nebylo vůbec projednáváno a valná hromada by se k této skutečnosti nijak nevyjadřovala.

Nový člen dozorčí rady musí být valnou hromadou zvolen do tří měsíců  od zániku jeho funkce. Stanovy společnosti mohou umožnit tzv. kooptaci, tedy postup, kdy v případě, že nedošlo k poklesu členů dozorčí rady pod jednu polovinu, může být náhradní člen jmenován samotnou dozorčí radou, a to až do příštího zasedání valné hromady. Tato možnost musí však být stanovami výslovně připuštěna, jinak je člen dozorčí rady vždy volen valnou hromadou. Pokud nebude nový člen dozorčí rady zvolen či kooptován a dozorčí rada z tohoto důvodu nebude schopna plnit své funkce, může tohoto chybějícího člena jmenovat soud.

Funkční období členů první dozorčí rady činí vždy jeden rok od vzniku společnosti a funkční období všech členů dozorčí rady Vaší společnosti tedy skončí jeden rok od zápisu společnosti do obchodního rejstříku, tj. v červenci tohoto roku.Valná hromada by nemohla zvolit třetího člena dozorčí rady pouze na období květen-červenec, neboť je třeba respektovat ustanovení stanov, kdy nově zvolený člen bude jmenován na období pěti let. V této souvislosti rovněž stojí za zvážení, zda nezvolit všechny členy dozorčí rady již při valné hromadě v květnu, vzhledem k tomu, že volba zbývajících členů dozorčí rady bude muset proběhnout nejpozději v říjnu tohoto roku.

Počet zaměstnanců společnosti může mít obecně vliv na postup při utváření dozorčí rady vzhledem k tomu, že má-li společnost více než padesát zaměstnanců v pracovním poměru na pracovní dobu přesahující polovinu zákonně stanovené týdenní pracovní doby, volí zaměstnanci třetinu členů dozorčí rady, neurčují-li stanovy vyšší počet. Počet takto volených zaměstnanců nesmí být vyšší, než počet členů volených valnou hromadou, ve Vašem případě může být zaměstnanci volen maximálně jeden člen dozorčí rady. Rozhodující pro posouzení, zda vznikla povinnost volby člena dozorčí rady zaměstnanci společnosti, je vždy první den účetního období, ve kterém se koná valná hromada, která o volbě členů dozorčí rady rozhoduje, nikoliv datum konání valné hromady, která o volbě rozhoduje.  Shoduje-li se účetní období Vaší společnosti s kalendářním rokem, bude tedy rozhodující stav zaměstnanců k 1.1.2006. Pokud k tomuto datu činil počet zaměstnanců společnosti 51 a více, bude muset být jeden člen dozorčí rady Vaší společnosti zvolen zaměstnanci, v opačném případě je oprávněna zvolit všechny členy dozorčí rady valná hromada. Rozhodující je pouze počet zaměstnanců v pracovním poměru, do tohoto počtu se nezahrnují osoby vykonávající pro společnost práce na základě jiných smluv např. dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, mandátních smluv apod. Členem dozorčí rady může být volena pouze fyzická osoba, která je v době volby v pracovním poměru ke společnosti nebo je zástupcem nebo členem zástupce zaměstnanců.

Josef Bartoš
Advokátní kancelář HOLEC, ZUSKA & Partneři