Tři úskalí při doručování datových zpráv soukromoprávní povahy
Ministerstvo vnitra v těchto týdnech zřizuje datovou schránku všem podnikajícím fyzickým osobám. Podnikatelům bude možné „datovkou“ doručovat také zprávy soukromoprávní povahy, což má pro odesílatele mnoho výhod. Přesto musí odesílatel pamatovat na určitá úskalí.
Podle novely zákona č. 300/2008 Sb. , o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů,[1] zřídí Ministerstvo vnitra do 31. března 2023 v několika vlnách datovou schránku všem podnikajícím fyzickým osobám. Původně vláda plánovala automaticky zřizovat datové schránky i všem nepodnikajícím fyzickým osobám, které použijí prostředek pro elektronickou identifikaci vydaný v rámci kvalifikovaného systému elektronické identifikace. Od tohoto záměru ale na poslední chvíli upustila prostřednictvím zákona č. 457/2022 Sb. , který vyšel ve Sbírce teprve 28. prosince 2022.
I tak se v následujících týdnech významně zvýší počet datových schránek a objem datových zpráv. Podle statistik Ministerstva průmyslu a obchodu podnikalo v ČR ve 3. čtvrtletí loňského roku 2 128 780 fyzických osob. Všem těmto podnikatelům přitom bude možné do datové schránky zasílat i zprávy soukromoprávní povahy (dále jen soukromoprávní datové zprávy). Podnikatelé totiž nemohou datovou schránku pro dodávání těchto zpráv na rozdíl od fyzických osob znepřístupnit.[2] V praxi to znamená, že jim lze do datové schránky posílat faktury, vyúčtování, reklamace, akceptace smluv nebo jejich výpovědi, předžalobní výzvy atd., a to bezpečněji než e-mailem a levněji než poštou.
Zaslání jedné soukromoprávní zprávy do datové schránky stojí 10 Kč, což je výrazně levnější než poštovné 59 Kč za standardní doporučené psaní. Obsah datové zprávy není třeba dokazovat, předpokládá se jeho správnost i pravost (II. ÚS 3643/11 nebo II. ÚS 3518/11).[3] Navíc pro soukromoprávní datové zprávy platí fikce doručení. Pokud se adresát nepřihlásí do své datové schránky ve lhůtě 10 dnů od dodání dokumentu do schránky, považuje se dokument za doručený posledním dnem této lhůty. Adresát se tak nemůže doručení vyhýbat nebo tvrdit, že zprávu neobdržel. Ačkoli je zasílání do datových schránek právně nejjistější a levný způsob doručování soukromoprávních zpráv, měl by si každý odesílatel pohlídat následující tři úskalí.
Jedna osoba: dvě datové schránky
Jediná fyzická osoba může mít zřízeny dvě datové schránky: podnikatelskou a nepodnikatelskou. Jak v takové situaci doručovat veřejnoprávní dokumenty popsal Nejvyšší soud v plenárním stanovisku z 5. ledna 2017, sp. zn. Plsn 1/2015: „Má-li fyzická osoba zřízeno více datových schránek (např. datovou schránku fyzické osoby a zároveň datovou schránku podnikající fyzické osoby), je nutné písemnosti doručovat do té datové schránky, která odpovídá povaze doručované písemnosti. Účinky doručení nastanou ale rovněž doručením do nepříslušné datové schránky dané fyzické osoby s tím, že okamžik doručení nastává ve chvíli, kdy se do datové schránky přihlásí taková osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu."[4]
Soudy budou při posouzení, zda a kdy byla doručena soukromoprávní datová zpráva, pravděpodobně vycházet ze stejného principu, protože pro doručování soukromoprávních zpráv neexistují žádná podrobnější pravidla. To v praxi přinese určité obtíže. Odesílatel musí rozlišit, jestli se zpráva týká podnikatelské nebo nepodnikatelské činnosti fyzické osoby, a podle toho zvolit tu správnou datovou schránku. Pokud si např. OSVČ pojistila automobil, který používá k podnikání i běžným cestám, pojišťovna může váhat, jestli má právní jednání týkající se tohoto pojištění doručovat do datové schránky (nepodnikající) fyzické osoby nebo podnikající fyzické osoby. Na vážkách bude i dodavatel energií, jestliže energie z jediného odběrného místa slouží k provozu dílny i domácnosti.
Alternativou by bylo odeslat datovou zprávu do obou datových schránek zároveň. Tím by se ale za prvé zdvojnásobily náklady odesílatele, za druhé by se zbytečně zkomplikoval proces odeslání, který se velké podniky snaží automatizovat a zjednodušit. Za třetí lze datovou schránku (nepodnikající) fyzické osoby znepřístupnit pro doručování soukromoprávních zpráv. Do schránky fyzické osoby (nepodnikatele) by v takovém případě zpráva nedorazila.
Odesílatelům proto obvykle nezbude než vyjít z toho, jak je formálně pojatý jejich smluvní vztah s adresátem datové zprávy - pokud adresát smlouvu uzavírá nebo uzavřel jako podnikatel a je v ní označený prostřednictvím IČO, lze mu doručovat do podnikatelské datové schránky a spolehnout se na fikci doručení. Pokud adresát vystupuje jako spotřebitel nebo pokud se zpráva netýká jeho podnikatelské činnosti, do podnikatelské datové schránky sice lze zprávu odeslat, nicméně fikci doručení soud pravděpodobně neuzná a pro odesílatele bude právně jistější doručení odvodit od data, kdy se adresát do datové schránky skutečně přihlásil.
Mezi soukromníky neplatí fikce podpisu
Úkon odeslaný datovou zprávou orgánu veřejné moci nemusí být podepsaný. Odesílatel se může spolehnout na fikci podpisu podle § 18 odst. 2 zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. To neplatí pro právní jednání zasílané mezi soukromoprávními osobami, pro které zákon fikci podpisu nezavádí. Odesílatel soukromoprávní datové zprávy proto nesmí zapomenout její obsah podepsat v těch případech, kde je podle zákona nebo smlouvy nutná písemná forma právního jednání. Vzhledem k tomu, že datová schránka představuje vysoce zabezpečený komunikační prostředek do velké míry garantující identitu odesílatele i integritu zprávy, stačí podle názoru autora tohoto článku tzv. prostý elektronický podpis.[5]
Někteří autoři[6] na prostý elektronický podpis nahlíží skepticky a zpochybňují, že může mít účinky postavené naroveň vlastnoručnímu podpisu. Navzdory tomu je prostý elektronický podpis na trhu často používán. Pokud se má z datových schránek stát rozšířená platforma pro doručování mezi soukromoprávními osobami, představoval by požadavek na vyšší formy elektronického podpisu obsahu datových zpráv přílišný formalismus. Ze stejného důvodu lze argumentovat, že v případě datové zprávy je obvyklé nahrazení vlastnoručního podpisu mechanickými prostředky, tedy i prostým elektronickým podpisem, jak připouští § 561 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb. , občanského zákoníku.
Oproti tomu existují benevolentní názory, že právní jednání odeslané datovou zprávou dodržuje požadavky na písemnou formu i bez podpisu odesílatele. Tyto názory vychází z § 562 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb. , občanský zákoník, podle kterého je písemná forma „zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby.“[7] Takové názory ovšem dosud nepotvrdil soud a pro případ datových schránek jsou nepraktické. Bez elektronického podpisu (byť prostého) by např. nebylo možné rozlišit, jestli je prostřednictvím datové zprávy podnikateli doručovaný pouhý koncept smlouvy k připomínkám nebo konečný návrh smlouvy již akceptovaný odesílatelem.
Použití prostého elektronického podpisu v soukromoprávních datových zprávách je proto nejpraktičtějším a zároveň právně obhajitelným řešením. Příjemci i odesílatelé by si společně s podepsaným právním jednáním samozřejmě měli archivovat také doklad o tom, že bylo doručované prostřednictvím datové schránky.
Doručování u starších smluv
Třetí problém číhá na odesílatele ve smluvní úpravě doručování. Zákon zavádí, že lze do datové schránky doručovat všem podnikatelům. Mezi odesílatelem a adresátem ale může existovat starší smlouva, která obsahuje specifickou úpravu doručování, typicky v obchodních podmínkách. Ujednání v těchto podmínkách mohou stanovit např.: „Smluvní strany si doručují výhradně doporučenou zásilkou prostřednictvím poštovních služeb.“ Nebo: „Veškeré písemnosti mezi smluvními stranami budou zasílané pouze doporučeným dopisem na adresu uvedenou ve smlouvě.“ Lze i v takovém případě doručit písemnost datovou schránkou, ačkoli smlouva předepisuje odlišný postup? Podle autora tohoto článku ve většině případů ano.
Zákonodárce záměrně zavedl soukromoprávní datové zprávy jako státem a zákonem garantovaný způsob doručování právnickým osobám a podnikatelům. Učinil tak kogentním zákonným ustanovením.[8] Odvoláním na starší smluvní úpravu se ve většině případů nelze takovému doručování vyhnout. Pokud by o to usilovala silnější smluvní strana, soud by mohl příslušné smluvní ujednání prohlásit ve vztahu k doručování prostřednictvím datových schránek za neplatné pro rozpor s § 18a odst. 2 a 3 zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Podle § 580 odst. 1 občanského zákoníku je neplatné právní jednání odporující zákonu, pokud to účel a smysl zákona vyžaduje. Smyslem a účelem § 18a odst. 2 a 3 zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů je pak zcela jistě zamezit situacím, kdy se adresát soukromoprávní datové zprávy záměrně vyhýbal doručení nebo se ho snažil bez objektivního důvodu znesnadnit. Podobný postoj by soud pravděpodobně zaujal i v případě, že by se doručení prostřednictvím datové schránky účelově vyhýbala i slabší smluvní strana.
Smlouva by hypoteticky mohla platně vyloučit doručování prostřednictvím datových schránek v situaci, kdy by to měly v úmyslu obě smluvní strany a tento úmysl by byl objektivně zjistitelný od počátku smluvního vztahu. Pak by smluvní úprava neodporovala smyslu ani účelu § 18a odst. 1 a 2 zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Mohlo by se jednat např. o smlouvu mezi podnikající fyzickou osobu, pro kterou je používání datové schránky výrazně obtížnější (starší OSVČ činná v zemědělské výrobě, zrakově handicapovaná OSVČ činná jako masér), a protistranou, která by takové omezení v doručování výslovně akceptovala. Ačkoli budou tyto případy vzácné, měl by odesílatel přesto před odesláním soukromoprávní datové zprávy pro jistotu ověřit, jestli mu v užívání datové schránky nebrání žádné smluvní ujednání s adresátem. Stejně jako v předchozích dvou bodech, i zde v budoucnu zpřesní výše popsaný výklad rozhodovací praxe soudů.
Závěr
Zasílání soukromoprávních zpráv do datových schránek je právně bezpečným a levným způsobem doručování, který lze nově využít i pro všechny podnikající fyzické osoby, kterým Ministerstvo vnitra do 31. března 2023 automaticky zřídí datovou schránku. Přesto by odesílatel neměl zapomenout na některá úskalí. Pokud má adresát více datových schránek, je potřeba doručovat do té správné podle charakteru zprávy, jinak se nelze spolehnout na fikci doručení. Obsah datové zprávy, který je právním jednáním, musí odesílatel podepsat. A konečně, odesílatel by se měl ujistit, že doručování do datové schránky nebrání smluvní úprava mezi ním a adresátem, přičemž bude záležet na podobě konkrétního ujednání, úmyslu i vzájemném postavení smluvních stran.
JUDr. PhDr. Tomáš Bruner, Ph.D.
Univerzita Karlova, IPS FSV (Text vznikl v rámci projektu UNCE/HUM/28 Peace Research Center Prague)
[1] Pro nové podnikatele platí § 4 odst. 1 zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů a Ministerstvo vnitra jim zřídí datovou schránku bezodkladně poté, co obdrží informaci o jejich zapsání do zákonem stanovené evidence nebo rejstříku. Pro stávající podnikatele platí odst. 3 přechodného ustanovení (Čl. CXLIII) vloženého do daného zákona novelou č. 261/2021 Sb. Ministerstvo vnitra jim zřídí datovou schránku nejpozději do 31. března 2023.
[2] § 18a odst. 1 in fine zákona o elektronických úkonech a automatizované konverzi dokumentů.
[4] Právní věta citována dle Přehledu aktuální judikatury I/2017 Revue pro Právo a technologie. Dostupný >>> zde. Podobné závěry obsahuje starší rozhodnutí Nejvyššího soudu 23 Cdo 1850/2015 z 6. září 2016.
[5] Tj. „data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena a která podepisující osoba používá k podepsání“. Dle čl. 3 odst. 10 nařízení EU č. 910/2014, tzv. eIDAS.
[6] Např. Podaný: Podepisování soukromých listin včera, dnes a zítra. Dostupné >>> zde. Výhrady k prostému elektronickému jsou patrné i z rozhodovací činnosti nižších soudů, kde se ovšem často jednalo o situaci, kdy akce podepisujícího nenaplňovala ani definici elektronického podpisu v předešlé poznámce pod čarou. Viz Prostý elektronický podpis dle EIDAS v soudní praxi. Dostupné >>> zde.
[7] Zastánci tohoto názoru dovozují, že je § 562 odst. 1 občanského zákoníku v postavení lex specialis vůči § 561 odst. 1.
[8] Viz odst. 5 přechodného ustanovení (Čl. CXLIII) vloženého do zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů novelizačním zákonem č. 261/2021 Sb. : „Ministerstvo vnitra umožní nejpozději do 1. března 2022, aby do datové schránky fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby, která je k 1. lednu 2022 zřízena a zpřístupněna, mohly být dodávány dokumenty podle § 18a odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. , ve znění účinném od 1. ledna 2022.“
© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz
