Zákon totiž připouští (nevyloučí-li takovou možnost sama společenská smlouva) a již v minulosti připouštěl, aby jakákoliv rozhodnutí byla přijímána i mimo valnou hromadu. Pro přijetí rozhodnutí nemusí být tedy vždy svolána valná hromada, na níž společníci o daném usnesení hlasují, ale lze hlasovat i mimo valnou hromadu. Jedná se o institut tzn. rozhodování per rollam resp. jinak řečeno „korespondenčního hlasování“. I když tento institut není v právní úpravě novinkou a je z velké části převzat z již zrušeného obchodního zákoníku, zákon o obchodních korporacích oproti obchodnímu zákoníku zavádí podstatné zjednodušení – to je spojeno s tím, že při rozhodování per rollam není vyžadována forma notářského zápisu a postačí pouze úřední ověření podpisu (resp. v případě ověření v zahraničí eventuálně spojené s vyšší formou ověření – apostilací nebo superlegalizací).

Podstata rozhodování per rollam spočívá v tom, že písemný návrh usnesení je osobou oprávněnou k svolání valné hromady (typicky jednatelem) odeslán jednotlivým společníkům k tomu, aby se v dané lhůtě k návrhu vyjádřili. K návrhu musí být přiloženy podklady potřebné pro přijetí rozhodnutí (např. výpisy z bankovních účtů, relevantní smlouvy apod.) anebo další údaje určené společenskou smlouvu. Jinak by návrh nebyl způsobilým podkladem pro vyjádření společníka.

Společník má 15 dní na své vyjádření - ve společenské smlouvě si společníci mohou eventuálně stanovit lhůtu jinou – a v této lhůtě musí být vyjádření společníka k návrhu doručeno zpět tomu, kdo návrh rozhodnutí zasílal (zpravidla tedy jednateli). Ať už ve lhůtě zákonné (15 dní) nebo dohodnuté (ve společenské smlouvě) – vyjádření společníka musí být před jejím uplynutím skutečně doručeno, nestačí jej pouze odeslat. Z tohoto důvodu by zejména společnosti se zahraniční účastí, pokud chtějí efektivně využívat výhody spojené s touto formou rozhodování, měly zvážit prodloužení této lhůty ve společenské smlouvě tak, aby mohly být potřebné formality vyřízeny a rozhodnutí skutečně bylo možné ve lhůtě doručit zpět. V případě, že by totiž vyjádření společníka nebylo ve lhůtě doručeno, má to stejné účinky, jakoby společník s návrhem usnesení nesouhlasil.

Posledním krokem při rozhodování per rollam je oznámení jeho výsledku. Po uplynutí lhůty pro doručení všech vyjádření společníků proto společnost nebo osoba oprávněná svolat valnou hromadu oznámí všem společníkům výsledek hlasování.

Výše zmíněné požadavky se nijak významně neodchylují od předchozí právní úpravy, spíše je upřesňují a více specifikují. Nicméně zákon o obchodních korporacích přináší jednu podstatnou změnu pro formu rozhodování. Na rozdíl od obchodního zákoníku, který striktně trval na tom, že je-li vyžadována forma notářského zápisu pro rozhodnutí valné hromady, i hlasování každého společníka na dálku muselo mít formu notářského zápisu, zákon o obchodních korporacích toto již nevyžaduje.

Bude-li nově usnesení valné hromady přijímáno mimo valnou hromadu prostřednictvím hlasování per rollam, nemusí být vyjádření jednotlivých společníků učiněno ve formě notářského zápisu, ale postačí, pokud si každý hlasující společník nechá ověřit svůj podpis, resp. podpis osoby oprávněné ho zastupovat (je-li společníkem jiná právnická osoba).

Ačkoli původní návrh zákona o obchodních korporacích toto zjednodušení neobsahoval (ve shodě s obchodním zákoníkem vyžadoval i pro jednotlivá vyjádření formu notářského zápisu), v rámci zákonodárného procesu došlo ke změně a dle stávajícího znění a jeho výkladu (včetně názoru notářů) se tak otevřela možnost zjednodušení přijímání těch rozhodnutí valné hromady, pro která by jinak zákon vyžadoval formu notářského zápisu.

Pokud by se společnosti z nějakého důvodu tohoto „uvolnění“ striktních požadavků na formu přijetí rozhodnutí valné hromady obávaly, mohou ve společenské smlouvě možnost hlasování per rollam explicitně vyloučit, resp. upravit odchylně od zákonné úpravy (dle našeho názoru například i tím, že vymezí rozsah otázek, které budou připuštěny jako způsobilé k rozhodování mimo valnou hromadu).

Naopak, tuto změnu oproti předchozí právní úpravě (samozřejmě za předpokladu, že tato forma rozhodování bude akceptována i rejstříkovými soudy), jistě přivítají ty společnosti, resp. jejich společníci, kteří se například z důvodu vzdálenosti mohou valné hromady účastnit jen s obtížemi a využívali proto doposud spíše zastoupení na valné hromadě na základě plné moci. Dalším pozitivem, které platí obecně pro všechny společnosti, je to, že upuštění od požadavku na vyjádření společníka ve formě notářského zápisu povede k snížení nákladů na určitá rozhodnutí (odpadnou náklady notářského zápisu) – typicky v případě zvýšení základního kapitálu.

Pro úplnost je nutno dodat, že tato změna nebyla zakotvena u akciových společností a družstev (v případě rozhodování per rollam) a u nich je tedy požadavek na formu notářského zápisu nadále zachován.

Z výše uvedeného vyplývá, že zákon o obchodních korporacích přináší dvojkolejnost z hlediska požadavku na formu rozhodnutí valné hromady. To znamená, že v případě rozhodnutí přijatého přímo na jednání valné hromady, trvá nadále požadavek na pořízení notářského zápisu o tomto rozhodnutí, naopak u rozhodnutí přijatého per rollam by dle stávajícího výkladu měly stačit úředně ověřené podpisy na vyjádřeních společníků. I když tuto změnu vítáme, až v praxi se ukáže, v jaké míře ji budou jednotlivé společnosti využívat.

Mgr. Šárka Gregorová, LL.M.,
advokátka

Mgr. Ing. Miroslava Spodniaková,
advokátní koncipientka

Schaffer & Partner Legal, s.r.o., advokátní kancelář 

Gallery Myšák
Vodičkova 710/31
110 00  Praha 1

Tel.: +420 221 506 300
Fax: +420 221 506 301
e-mail: info@schaffer-partner.cz

© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz