Používání datových schránek je upraveno zejména zákonem č. 300/2008 Sb. , o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (dále jen o „datových schránkách“) a také několika podzákonnými předpisy.

Datová schránka je automaticky, bez žádosti, pořízena právnické osobě zřízené zákonem, právnické osobě zapsané v obchodním rejstříku a organizační složce podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku. Ostatním právnickým osobám, fyzickým osobám či fyzickým osobám podnikajícím, je datová schránka zřizována na žádost.

Datové schránky jsou v současné době používány především pro doručování úkonů veřejné moci (např. doručování stavebního úřadu v rámci stavebního řízení nebo doručování soudu v rámci soudního řízení). Zákon o datových schránkách ale umožňuje jejich užívání i mimo režim úkonů veřejné moci. Ustanovení § 18a odst. 1 zákona o datových schránkách stanoví, že Ministerstvo umožní na žádost fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby dodávání dokumentů z datové schránky jiné fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby do datové schránky této osoby. Pak tedy lze datovou schránku používat jako náhradu poštovních služeb při doručování.

Za výhody doručování prostřednictvím datových schránek můžeme proti běžnému „reálnému“ doručování pokládat zejména rychlost doručování a cenu.

Jestliže je psaní podáno na poštu do určité hodiny, je doručeno nejdříve následující den. Existují ale případy, kdy adresát čeká na doručení zásilky, a tak je pro něj každý okamžik, kdy zásilka nedorazila, promarněný (např. akceptace návrhu smlouvy). V případě datových zpráv platí, že dokument je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k tomuto dokumentu. Jestliže odesílatel sdělí příjemci, že právě odeslal datovou zprávu, kterou očekává, lze ji prohlížet takřka ihned po odeslání, a dokument je tímto i okamžitě doručen.

Dalším kladem doručování prostřednictvím datových schránek se jeví cena doručování. Provozovatelem systému datových schránek je Česká pošta, s. p., která si dle svého ceníku účtuje 11,68 Kč za každé odeslání datové zprávy při dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob ve výše uvedeném režimu. Dále je navíc účtován poplatek za využívání této nadstandardní služby ve výši 50 Kč v případě, že je měsíčně odesíláno 1-10 datových zpráv, 35 Kč je-li odesíláno 11 – 50 datových zpráv a 20 Kč je-li odesíláno nad 50 datových zpráv. Doručování „reálné“ doporučené zásilky do 50g je Českou poštou, s. p. v současné době oceněno na 26 Kč. Jestliže budeme chtít přikoupit službu „dodejka“, tedy potvrzení doručení zásilky adresátovi, připlatíme 10 Kč. Dále platí u reálné zásilky, že čím je vyšší hmotnost zásilky, tím je vyšší i cena (34 - 49 Kč + 10 Kč za dodejku). Datová zpráva je však také omezena svou velikostí - s přílohami musí mít maximálně 10 MB (i cca 26 stran dokumentu ve formátu *.pdf; v grafu je při vyšší gramáži reálné zásilky počítáno s dvou až čtyř násobkem odeslaných datových zpráv).

Pokud pošleme měsíčně 10 doporučených psaní s dodejkou, náklad na tuto službu vyjde na 360 Kč. Doručení 10 dokumentů datovou schránkou vychází na 166,80 Kč, ušetříme tedy téměř polovinu nákladů.

V ceně použití datové zprávy je pak i monitoring datové zprávy o jeho přesném odeslání, doručení, atd., přičemž za „dodejku“ reálné zásilky se připlácí 10 Kč.

Další výhodou používání datových schránek je existence vysoké pravděpodobnosti prohlédnutí datové zprávy – tedy doručení zásilky. To platí zejména u příjemců, kteří „reálnou“ zásilku nemají vůli převzít. Ten, komu byla zřízena datová schránka ze zákona, by měl kontrolovat její obsah, aby při doručování zpráv ze strany orgánů veřejné moci nedocházelo k fikci doručení bez toho, aniž by se seznámil s obsahem dokumentu. Lze tedy předpokládat, že se odpovědná osoba hlásí do informačního systému datové schránky pravidelně, aby zkontrolovala doručené zprávy. A tak má-li odesílatel i adresát aktivovanou službu doručování datových zpráv mezi datovými schránkami fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob navzájem, lze adresátovi odeslat datovou zprávu za výše uvedenou cenu a   okamžikem jeho přihlášení do systému je mu doručena.

Používání datových schránek má samozřejmě i svá negativa, např. při poruchách systému, a donedávna ještě nastavená povinnost adresáta odeslat zprávu o přijetí datové zprávy.

Ačkoli podle občanského práva i podle judikatury postačí, dojde-li zásilka do sféry dispozice adresáta, tedy když má možnost objektivně se s ní seznámit, a nezáleží při tom, zda se s ní skutečně seznámil[1], platilo, že datová zpráva není doručena dojitím, respektive přihlášením se adresátem do systému datové schránky, ale že je doručena až když adresát odešle zpět odesílateli potvrzení přijetí zprávy. Když se adresát do datové schránky přihlásil, ale neodeslal zpětné potvrzení doručení zprávy, ač bylo bezplatné, zpráva se pokládala za nedoručenou, což náklady původního odesílatele zdvojnásobilo – za cenu datové zprávy i za cenu reálné zásilky. Popisovaný (a nelogický) stav již od 28. 11. 2011 neplatí a datová zpráva je doručena okamžikem přihlášení adresáta do systému.
 
Výše uvedené doručování však nemohou užívat všechny právnické osoby, např. obce či kraje, které na jednu stranu vykonávají úkoly jako orgán veřejné moci a na druhou stranu také jednají jako právnické osoby podle soukromého práva (obce či kraje). Datovou schránku mají totiž pouze jednu, kdy se nerozlišuje, zda jde o odeslání zprávy při výkonu veřejné moci či nikoli, a tak by hrozilo, že bude při soukromoprávních úkonech uplatněna fikce doručení podle § 17 odst. 4 zákona o datových schránkách.

Ze všech stran je dnes slyšet, že je třeba omezit výdaje a právě shora popsaný způsob komunikace je jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout.
 
 
Mgr. Barbora Slováková

--------------------------------------------------------------------------------
[1] Např. rozhodnutí Nejvyššího soudu České republiky sp. zn. 26 Cdo 864/2004 ze dne 16.3.2005

© EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo | www.epravo.cz