Whisleblowing a jeho právní úprava

Zákon zejména vymezuje povinnosti povinných subjektů při zavádění vnitřního oznamovacího systému, upravuje podávání a postup při posuzování oznámení protiprávního jednání a stanovuje podmínky poskytování ochrany fyzické osobě, která oznámení učinila (dále jen „oznamovatel“) před odvetnými opatřeními.

Oznamovatelem je typicky zaměstnanec, ale může jím být také např. dobrovolník, stážista, externista, dodavatel či jeho zaměstnance, uchazeč o zaměstnání, člen voleného orgánu společnosti, společník nebo také správce svěřenského fondu. Bez dalšího tak je třeba dát pozor, aby právní úprava whistleblowingu nebyla chápána výlučně jako týkající se pouze zaměstnanců, protože dle výslovného znění zákona tomu tak není.

Vybrané povinné subjekty mají povinnost mít zavedený účinný vnitřní oznamovací systém již od 1. 8. 2023, přičemž některé z povinných subjektů zaměstnávajících ke dni nabytí účinnosti Zákona od 50 do 250 zaměstnanců měli lhůtu delší a povinnost zavedení vnitřního oznamovacího systému se jich týkalo až od 15. 12. 2023.

Reklama

Microsoft Copilot pro Office365 prakticky (online - živé vysílání) - 2.12.2024

2.12.2024 13:003 025 Kč s DPH
2 500 Kč bez DPH

Koupit

Mezi povinné subjekty podléhající účinnosti bez ohledu na počet zaměstnanců se řadí mj. také osoby, které působí v oblasti podnikání na kapitálovém trhu, pojišťovnictví, osoby povinné dle zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, investiční společnosti, fondy či jiné Zákonem specifikované osoby a obce s více jak 10.000 obyvateli.

Zavedení vnitřního oznamovacího systému s sebou nutně nese určitou míru dedikace vybraných zaměstnanců organizace, jež systém zavádí - doporučujeme se zaměřit zejména na následujících šest oblastí:

1. Volba forem oznámení a řešení oznamovacího systému
2. Určení příslušné osoby
3. Interní dokumentace – směrnice a vzory
4. Revize aktuální dokumentace
5. Komunikace navenek
6. Interní propagace a komunikace

Více o whistleblowingu a také implementaci vnitřního oznamovacího systému se můžete dočíst v naší rubrice >>> zde.

Nefinanční reporting a ESG

Směrnice Evropské unie o nefinančním reportování (Corporate Sustainability Reporting Directive) (dále jen „CSRD“) přináší postupně od roku 2024 nové povinnosti při poskytování podrobnějších a srovnatelnějších informací o udržitelnosti společností a o nefinančních aspektech jejich podnikání.

Evropské standardy pro podávání zpráv o udržitelnosti (European Sustainability Reporting Standards) (dále jen „ESRS“) pak poskytují vodítko, jaké informace a jak budou povinné společnosti reportovat.

Zkratka ESG pochází z anglického „Environmental, Social, and Governance“ a původně se jednalo o kritéria pro posuzování investic z hlediska tzv. společensky odpovědných investic pro investory, kteří mají zájem o to investovat s přihlédnutím k udržitelnosti a společenské prospěšnosti. Postupně se však některé části ESG staly součástí právních řádů rozvinutých států včetně ČR, a stávají se tedy pro společnosti postupně povinnými.

Pilíř „E“ – vliv na životní prostředí (environment)

Environmentální kritéria, označovaná také jako environmentální faktory, které se skrývají pod písmenem E, jsou jednou ze tří základních kategorií kritérií, respektive faktorů ESG a spolu se sociálními a správními tvoří základní referenční rámec pro nefinanční reporting.

Oblastí, kterou se environmentální kritéria zabývají, je dopad spotřeby zdrojů a činnosti daného podniku, na který povinnost ESG reportingu dopadá, na životní prostředí. Ať už se jedná o snižování dopadů klimatické změny, nebo o maximální možné snížení znečišťování životního prostředí, ke kterým dochází v důsledku činnosti podniku jako takové, tj. i v rámci celého dodavatelského řetězce.

Pilíř „S“ – sociální faktor (social)

Sociální faktor („S“) představuje sociální faktory, jako práva zaměstnanců, zdravotní a bezpečnostní standardy, rovnost pohlaví a rovnost v odměňování – tedy otázky, které mohou mít negativní dopad na společnost. Zkoumá také interní politiky týkající se například inkluze, vztahů společnosti se zaměstnanci, zákazníky a dalšími zainteresovanými stranami. Bezpečnost a kvalita výrobků a ochrana spotřebitele jsou další z mnoha sociálních ukazatelů, které se berou v úvahu. Je vhodné zdůraznit, že sledování těchto (a i níže uvedených) ukazatelů má za cíl nejen zlepšovat pracovní podmínky zaměstnanců a vztahy uvnitř i vně podniku, ale také, a pro některé podnikatele i zejména, zefektivnit celkovou činnost a výnosnost podniku, jakož i vylepšit image podniku pro byznys partnery i zákazníky – spotřebitele.

V rámci ESG reportingu jsou podniky povinné tyto parametry a sociální jevy sledovat a relevantní informace a analýzy v reportech uvést. Mezi povinné tzv. indikátory patří například (i) proces angažování a stížnostní mechanismy pro vlastní pracovníky, (ii) popis vlastních zaměstnanců (dle úvazku a vztahu, pohlaví a regionu), (iii) BOZP indikátory, (iv) platové rozdíly mezi ženami a muži a celkově a (v) závažné incidenty týkající se práce a lidských práv.

Pilíř „G“ – správa a řízení podniku (governance)

Správní aspekt ESG (governance) se zabývá řízením podniku a transparentností ve vztahu k akcionářům a dalším zainteresovaným stranám, jako obchodní partneři, investoři a zaměstnanci. Správa, respektive řízení podniku v rámci ESG nastavuje struktury a ochranná schémata a poskytuje důležitá pravidla, kterými se mohou všichni a celá daná společnost řídit, jako je například celopodnikový kodex etického chování pro zaměstnance. Když vidíte, že se společnost zaplete do skandálu nebo má špatnou mediální publicitu kvůli internímu pochybení, je to obvykle důsledek selhání ESG správy.

Mezi klíčová témata v rámci ESG správy podniku patří struktura akcionářů nebo společníků, diverzita představenstva, respektive řídích orgánů, odměňování vedoucích pracovníků, firemní politiky, podnikatelská etika a chování, daňová a obecně finanční transparentnost a strategie, řízení rizik, nekonkurenční praktiky, ochrana údajů, soukromí a kybernetická bezpečnost, definovaná struktura rozhodování ESG a mnohá další.

O jednotlivých pilířích ESG jsme Vás informovali podrobněji v rubrice ESG, kterou můžete sledovat >>> zde.

Whistleblowing jako součást pilíře „G“

Ochranu oznamovatelů řádíme v rámci ESRS do pilíře „G“, konkrétně do podskupiny G1-1 – Opatření v oblast firemní kultury a chování podniku.

Podniky v rámci této skupiny opatření budou povinny reportovat interní opatření, která byla přijata k vytvoření firemní kultury s ohledem na interní a externí chování podniku. Mezi ně patří zejména interní reportovací, vyšetřovací a nápravné postupy, prevence korupce a podplácení, a právě ochrana oznamovatelů.

Ochrana oznamovatelů se ale promítne i v dalších podskupinách v rámci „G“ - jsou jimi jednak správa dodavatelských vztahů, ale také například prevence a detekce korupce či úplatkářství.

Přínos whistleblowingu pro celé ESG

Ochrana oznamovatelů představuje princip, který, pokud budou vnitřní oznamovací mechanismy nastaveny způsobem, který bude skutečně schopen oznamovatele chránit před negativními důsledky jejich oznámení v rámci společnosti, může představovat přelomový nástroj také v dalších oblastech ESG, a to dokonce i zcela mimo pilíř „G“.

Tím, že Zákon chrání imperativními ustanoveními oznamovatele protiprávních jednání společností, přispívá také k naplňování cílů snížení dopadů na životní prostředí „E“ a sociální oblast „S“. Může se jednat o oznámení jednání, kterým společnost porušuje zákonná ustanovení chránící životní prostředí nebo diskriminuje některé své zaměstnance a další.

Lze tedy uzavřít, že i striktně úzce v souladu se Zákonem pojatý vnitřní oznamovací systém má zásadní dopad a přínos pro společnost, která chce naplňovat cíle a jednotlivé reportovací body ESRS a ESG, jelikož tímto bude potenciálním oznamovatelům poskytnut nástroj, jak společnost upozornit na možné nesrovnalosti či porušení v daných oblastech.

Současně, bude-li vnitřní oznamovací systém rozšířen i na další možnosti oznámení a oznámení budou moci směřovat i na Zákonem neregulované oblasti, může mít zavedení whistleblowingu ve společnosti ještě širší a zásadnější dopad pro naplňování cílů ESG.

Compliance jako hodnota

Ačkoliv se může zdát, že whistleblowing představuje pro společnosti v zásadě jen další široký okruh povinností, které musejí ze zákona plnit, pokud se chtějí vyhnout sankcím, považujeme za žádoucí se na problém dívat šířeji.

Společnosti především řádným plněním svých povinností zajistí, že budou pro své zákazníky, ale také pro obchodní partnery a neméně také pro investory seriózními partnery, na které se mohou spolehnout.

Zajistí jim tím vysoký standard transparentnosti a důvěryhodnosti ve své projekty a svoje podnikání. Vyšší míra transparentnosti může pak napomoci nejen plnění předepsaných zákonných standardů, ale také usnadnění případných budoucích transakcí, kdy se bude moci potenciální investor do velké míry spolehnout, že v případě, že by se ve společnosti vyskytovaly protiprávní prvky, které by jinak mohly po vstupu do společnosti představovat nepředvídané výdaje na soudní spory, tak by již byly dříve řešené právě za využití funkčního whistleblowing systému.

Závěr

V rámci komplexního a dynamického systému ESG představuje whistleblowing nedílnou součást především oblasti „G“, tedy správy a řízení podniku. Řádná implementace právní úpravy této problematiky je pro společnosti (ale i pro neziskový a veřejný sektor) na jedné straně výzvou, co do správného provedení všech významných ustanovení Zákona, na druhé straně příležitostí ukázat pozitivní aspekty svého fungování v rámci vyššího standardu transparentnosti a v neposlední řadě možnost budovat skrze svou firemní kulturu image svojí organizace.

Zavedení vnitřního oznamovacího systému a souladu s právní úpravu whistleblowingu má jistě pozitivní vliv na naplňování cílů ESG a působí napříč ESRS při vytváření nefinančního reportu, ale také při dokládání souladu svým zákazníkům v rámci B2B vztahů.

Ráchel Kouklíková,
právní asistentka

Vít Hořejší,
právní asistent

Mgr. Jakub Málek,
managing partner