Zápis z jednání valné hromady musí obsahovat učité zákonem požadované náležitosti. Těmito jsou:

- obchodní firma a název společnosti,
- místo a doba jednání valné hromady,
- jméno a příjmení předsedy a zapisovatele valné hromady,
- popis o projednání jednotivých bodů programu valné hromady,
- jednotlivá usnesení valné hromady spolu s uvedením výsledků hlasování a
-obsah protestu společníka, jednatele či jiného orgánu společnosti nebo jeho člena (např. člena do-zorčí rady, pokud byla v dané společnosti ustavena).

Navíc se k zápisu přiloží návrhy a prohlášení předložená na valné hromadě společnosti k projednání. Nezbytnou součástí každého zápisu je i seznam přítomných společníků.

Zápis musí podepsat předseda valné hromady a zapisovatel. S ohledem na skutečnost, že jednatele společnosti stíhá povinnost zápis z valné hromady zajistit, je zejména v menších společnostech praktické, aby byl zvolen též do funkce zapisovatele. 

Povinnost zajistit vyhotovení zápisu z valné hromady má jednatel i tehdy, účastní-li se jejího jednání notář. Osvědčuje-li notářský zápis pouze přijatá unesení, je nezbytné, aby jednatel zajistil též zápis o samotném průběhu valné hromady.

Vyhotovení zápisu z valné hromady však není jedinou povinností, která v tomto ohledu jednatele stíhá. Obchodní zákoník mu ukládá povinnost zaslat jej bez zbytečného odkladu na náklady společnosti všem společníkům. Není přitom podstatné, zda se daný společník účastnil valné hromady a má tak znalost toho, co se na ní projednávalo, či nikoliv. Toto ustanovení se týká i notářských zápisů, a to i přesto, že zvláště při větším počtu společníků to může pro rozpočet společnosti znamenat nemalé náklady.

Jak v této souvislosti vyplývá z díla Společnost s ručením omezeným, Dvořák, T., 2., přepra-cované a rozšířené vydání, ASPI, a.s., 2005, str. 241, “pokud nebyl na zasedání valné hromady přítomen žádný z jednatelů, pak povinnost vyhotovení zápisu stíhá společníka, kterého tím valná hromada svým usnesením pověřila. Jestliže valná hromada nepověří nikoho, pak nezbývá než výkladem dovodit, že k pořízení zápisu je přesto povinen jednatel.”

Zápis z valné hromady se obvykle nezasílá do sbírky listin obchodního rejstříku. Výjimku tvoří situace, kdy jde o zápis o takovém rozhodnutí valné hromady, které do sbírky listin náleží přímo ze zákona. Takovým zápisem bude např. zápis o rozhodnutí valné hromady o jmenování či odvolání jednatele společnosti.

Zápisy z jednání valné hromady je třeba archivovat. Zanikne-li společnost bez právního nástupce, jsou buď v průběhu skartačního řízení zlikvidovány, nebo se předají k archivaci ve státním archivu.